Hoá đơn đầu vào là hoá đơn doanh nghiệp nhận từ người bán khi mua hàng hoá, dịch vụ. Kế toán dùng nó để ghi nhận chi phí, tài sản, hàng tồn kho và xem xét khấu trừ thuế GTGT. Vì hoá đơn do bên khác lập, bên mua phải tự thu thập, kiểm tra và lưu trữ nó cẩn thận trước khi dùng.
Bài này là bản đồ tổng quan. Mỗi bước trong quy trình đều có bài hướng dẫn chi tiết được liên kết bên dưới.
Bài viết là hướng dẫn thực hành, không phải tư vấn pháp lý. Với trường hợp cụ thể, đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc chuyên gia có thẩm quyền.
Hoá đơn đầu vào là gì?
Một giao dịch mua bán tạo ra một hoá đơn. Người bán lập và gửi hoá đơn đó, nên với họ đây là hoá đơn đầu ra. Bạn nhận hoá đơn, nên với bạn đây là hoá đơn đầu vào (hay hoá đơn mua vào).
Hoá đơn đầu vào được dùng để:
- Ghi nhận chi phí, giá vốn, giá trị tài sản và hàng tồn kho.
- Làm căn cứ xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào (cùng các điều kiện khác, xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào).
- Chứng minh giao dịch có thật khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Theo Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người mua có quyền yêu cầu người bán lập và giao hoá đơn hợp pháp, quyền tra cứu và nhận file gốc hoá đơn điện tử; đồng thời có trách nhiệm sử dụng hoá đơn đúng mục đích và cung cấp thông tin khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Các loại hoá đơn đầu vào thường gặp
| Loại | Người bán thường là | Ghi chú cho bên mua |
|---|---|---|
| Hoá đơn giá trị gia tăng | Tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Có dòng thuế suất, tiền thuế; phân biệt rõ ở bài hoá đơn đỏ, hoá đơn VAT là gì |
| Hoá đơn bán hàng | Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp trực tiếp | Không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ |
| Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Siêu thị, nhà hàng, bán lẻ, xăng dầu… | Không bắt buộc có chữ ký số; xem hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền |
| Tem, vé, thẻ; chứng từ cước hàng không | Hãng bay, vận tải, dịch vụ | Cách lấy hoá đơn khác nhau theo từng nhà cung cấp |
| Hoá đơn điều chỉnh, thay thế | Người bán khi hoá đơn đã lập bị sai | Cần lưu cả chuỗi hoá đơn; xem hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế |
Với hàng nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu nằm trên tờ khai và chứng từ nộp thuế, không nằm trên hoá đơn của người bán trong nước. Phần này được trình bày ở bài tra cứu tờ khai hải quan.
Quy định nền tảng từ 01/07/2026
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Điều 43). Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết, cũng áp dụng từ 01/07/2026. Ba điểm bên mua cần nhớ:
- Định dạng XML là dữ liệu gốc. Thông tư 91 quy định hoá đơn điện tử dùng định dạng XML, gồm dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số; hoá đơn có mã có thêm phần mã của cơ quan thuế.
- Định nghĩa sử dụng hoá đơn không hợp pháp đã có trường hợp liên quan trực tiếp đến người bán. Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254 nêu cả việc sử dụng hoá đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Đây là lý do cần kiểm tra tình trạng người bán theo ngày lập hoá đơn.
- Lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Điều 5 yêu cầu bảo đảm an toàn, toàn vẹn, không bị thay đổi, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán, sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
Tóm tắt thay đổi và cách đọc văn bản gốc có trong bài Nghị định 254/2026: kế toán cần để ý gì. Lịch sử văn bản cũ có ở bài Nghị định 70/2025 và quan hệ với văn bản mới.
Quy trình quản lý hoá đơn đầu vào 6 bước
Thu thập → Bỏ trùng và gom nguồn → Kiểm tra → Xử lý ngoại lệ → Hạch toán và kê khai → Lưu trữ
Bản checklist chi tiết từng bước nằm ở bài quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào. Dưới đây là ý chính.
Bước 1. Thu thập từ mọi nguồn
Hoá đơn đầu vào thường đến từ ba nơi:
- Cổng hoá đơn điện tử của Cục Thuế. Dữ liệu hoá đơn mua vào hiển thị trên hoadondientu.gdt.gov.vn sau khi đăng nhập. Xem cách tra cứu hoá đơn đầu vào và cách tải hoá đơn điện tử hàng loạt.
- Email của người bán. Nhiều nhà cung cấp gửi XML, PDF, ZIP hoặc đường dẫn tải. Xem hướng dẫn chuyển tiếp email hoá đơn.
- Trang tra cứu riêng của nhà cung cấp lớn. Xăng dầu, siêu thị, hãng bay, gọi xe đều có cổng riêng với quy tắc khai báo khác nhau. Xem cách lấy hoá đơn VAT từ các nhà cung cấp phổ biến.
Sai lầm hay gặp là chỉ lấy một nguồn. Cổng thuế có dữ liệu nhưng có thể thiếu bản thể hiện hoặc file đính kèm; email có PDF đẹp nhưng dễ sót thư. Gom cả hai và đối chiếu là cách an toàn nhất.
Bước 2. Bỏ trùng và gom về một danh sách
Cùng một hoá đơn có thể đến qua email, qua cổng thuế và qua người đề nghị thanh toán. Hãy dùng một khoá định danh thống nhất: MST người bán + ký hiệu mẫu số + ký hiệu hoá đơn + số hoá đơn. Hai bản ghi trùng khoá là cùng một hoá đơn, dù tên file khác nhau.
Bước 3. Kiểm tra trước khi dùng
Kiểm tra theo năm lớp, chi tiết ở bài kiểm tra hoá đơn điện tử:
- Hoá đơn có tồn tại trên hệ thống của cơ quan thuế, có mã (với hoá đơn có mã) hay không.
- Nội dung bắt buộc và số học: tên, địa chỉ, MST hai bên; số lượng × đơn giá; thuế suất; tổng tiền.
- Người bán: tình trạng hoạt động và mã trạng thái MST, có thuộc danh sách doanh nghiệp rủi ro về thuế không.
- Chữ ký số: đọc thông tin chứng thư khác với xác thực chữ ký, xem kiểm tra chữ ký số trên hoá đơn.
- Giao dịch thật: hợp đồng, giao nhận, thanh toán khớp với hoá đơn; thời điểm lập hoá đơn hợp lý với ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
Đọc thẳng dữ liệu gốc giúp phát hiện sai sót mà bản PDF che mất. Xem file XML hoá đơn điện tử là gì và cách mở.
Bước 4. Xử lý ngoại lệ
Hoá đơn sai không có nghĩa là bỏ đi. Tuỳ lỗi:
- Sai tên, địa chỉ nhưng không sai MST, tiền, thuế suất, hàng hoá: người bán thông báo với người mua và cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hoá đơn.
- Sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá: người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế, sau khi hai bên lập văn bản thoả thuận.
Cách làm việc với người bán khi bạn là bên phát hiện lỗi có ở bài nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin. Danh sách lỗi thường gặp có ở bài 12 lỗi hoá đơn đầu vào thường gặp.
Mọi ngoại lệ được chấp nhận nên có ghi nhận: ai duyệt, ngày nào, dựa trên hồ sơ gì.
Bước 5. Hạch toán và kê khai
Sau khi kiểm tra, kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán và tổng hợp số liệu cho tờ khai thuế GTGT. Bảng kê hoá đơn mua vào giúp đối chiếu số trên tờ khai với từng hoá đơn, xem bảng kê hoá đơn mua vào. Công cụ kê khai chính thức của Cục Thuế được giới thiệu ở bài phần mềm HTKK.
Đây cũng là lúc đối chiếu công nợ nhà cung cấp: tổng hoá đơn đã nhận phải khớp với sổ công nợ và biên bản đối chiếu.
Bước 6. Lưu trữ
Lưu file XML gốc, bản thể hiện nếu có, nguồn nhận, thời điểm nhận, kết quả kiểm tra và ghi chú xử lý. Lưu đủ thời hạn theo pháp luật kế toán và bảo đảm tra cứu được khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hoá đơn đầu vào ở doanh nghiệp nhiều MST và văn phòng kế toán
Khi một nhóm công ty hoặc một văn phòng kế toán phụ trách hàng chục MST, quy trình trên nhân lên theo số MST. Các điểm dễ vỡ:
- Tài khoản cổng thuế của từng MST đổi mật khẩu mà không ai cập nhật.
- Email hoá đơn của khách gửi lẫn vào hộp thư chung.
- Báo cáo rủi ro nằm rải rác, không gom được theo khách hàng.
Hai bài dành riêng cho bối cảnh này: công cụ cho văn phòng kế toán dịch vụ và quản lý hoá đơn cho nhiều mã số thuế.
Chọn công cụ hỗ trợ
Khi số hoá đơn vượt vài chục mỗi tháng, làm thủ công trên cổng thuế và Excel bắt đầu tốn nhiều giờ công. Có ba nhóm công cụ:
- Công cụ tra cứu chính thức: cổng thuế, trang tra cứu NNT, cổng hải quan. Danh sách đầy đủ ở bài trang tra cứu chính thức kế toán nên lưu, cùng các bài tra cứu mã số thuế doanh nghiệp và tra cứu nợ thuế.
- Phần mềm quản lý hoá đơn đầu vào: tự đồng bộ, gom email, kiểm tra hàng loạt. So sánh ở bài phần mềm quản lý hoá đơn đầu vào.
- Phần mềm kế toán và phần mềm hoá đơn điện tử: nơi hạch toán và nơi phát hành hoá đơn bán ra. Xem phần mềm kế toán phổ biến, phần mềm kế toán miễn phí, phần mềm hoá đơn điện tử, nhà cung cấp chữ ký số và, với hộ kinh doanh, phần mềm quản lý bán hàng miễn phí.
Thuật ngữ thường gặp
| Thuật ngữ | Nghĩa ngắn gọn |
|---|---|
| Hoá đơn có mã | Hoá đơn được hệ thống cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua; ký hiệu bắt đầu bằng C |
| Hoá đơn không có mã | Người bán gửi người mua trước, chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định; ký hiệu bắt đầu bằng K |
| Ký hiệu mẫu số | Một chữ số chỉ loại hoá đơn: 1 là hoá đơn GTGT, 2 là hoá đơn bán hàng… |
| Hoá đơn hợp pháp | Hoá đơn đúng hình thức và nội dung theo Nghị định 254/2026 |
| Sử dụng hoá đơn không hợp pháp | Các trường hợp liệt kê tại Điều 3 Nghị định 254/2026, gồm cả hoá đơn lập từ ngày người bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký |
| Hoá đơn khống | Hoá đơn được lập nhưng không có việc mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ |
| Bản thể hiện | File PDF hoặc bản in để người đọc; không thay thế file XML gốc |
| Mẫu 04/SS-HĐĐT | Thông báo hoá đơn có sai sót người bán gửi cơ quan thuế |
| Trạng thái MST | Mã 00 đến 10 cho biết người nộp thuế đang hoạt động, tạm ngừng, ngừng… |
Câu hỏi kế toán hay gặp
Cuối tháng nên chốt danh sách hoá đơn đầu vào khi nào? Sau khi đã đối chiếu cổng thuế với email ít nhất một lần trong những ngày đầu tháng sau, vì hoá đơn lập cuối tháng có thể đến muộn.
Người bán không gửi XML, chỉ gửi PDF thì sao? Tải XML trên cổng của người bán hoặc cổng thuế; PDF không thay thế dữ liệu gốc.
Hoá đơn có cảnh báo nhưng giao dịch có thật? Ghi nhận cảnh báo, bổ sung hồ sơ giao dịch và thanh toán, để người có thẩm quyền quyết định và lưu lý do.
Có cần lưu hoá đơn đầu vào bản giấy không? Hoá đơn điện tử được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu. Bản in chỉ để tham khảo; bản chuyển đổi sang giấy không có hiệu lực giao dịch, trừ một số trường hợp riêng như hoá đơn máy tính tiền.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
hoadon.pro là công cụ thu thập và kiểm tra hoá đơn đầu vào. Chúng tôi không phát hành hoá đơn.
- Một danh sách cho mọi nguồn: hoá đơn mua vào từ Cục Thuế, từ email và từ file tải lên về chung một nơi, tự bỏ trùng. Xem tính năng hoá đơn đầu vào.
- Hộp thư riêng cho từng MST: tách XML, PDF, ZIP lồng nhau, ghép PDF với XML cùng hoá đơn, giữ lại thư đáng ngờ. Xem hộp thư.
- Kết quả kiểm tra trên từng dòng: trạng thái hoá đơn trên Cục Thuế, số học, trạng thái người bán; đối chiếu theo ngày lập khi nguồn có dữ liệu lịch sử, thiếu dữ liệu thì gắn cảnh báo.
- Ngoại lệ có dấu vết: ai bỏ qua cảnh báo, lúc nào, vì sao.
- Bảng kê và API: xuất bảng kê Excel, XML báo cáo, gọi API hoặc nhận webhook. Kết nối đẩy sang phần mềm kế toán đang được phát triển.
Giới hạn cần biết: dữ liệu trạng thái người bán từ nguồn bên ngoài có thể trễ hoặc thiếu; đọc thông tin chứng thư không phải xác thực chữ ký mật mã; PDF hoặc ảnh độc lập chưa được tự trích dữ liệu. Giá theo credit, hoá đơn đầu ra và hoá đơn trùng không tính credit, xem bảng giá.
Tóm tắt
Hoá đơn đầu vào là chứng từ bên mua nhận từ người bán. Quản lý tốt nghĩa là: thu thập đủ nguồn, bỏ trùng, kiểm tra năm lớp trước khi hạch toán, xử lý ngoại lệ có hồ sơ, lưu XML gốc đủ thời hạn. Từ 01/07/2026, khung pháp lý là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Hoá đơn đầu vào là gì?
Hoá đơn đầu vào là hoá đơn doanh nghiệp nhận từ người bán khi mua hàng hoá, dịch vụ. Với bên mua, đây là chứng từ để ghi nhận chi phí, giá trị tài sản, hàng tồn kho và là một trong các căn cứ để xem xét khấu trừ thuế GTGT.
Hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra khác nhau thế nào?
Cùng một hoá đơn: người bán gọi là hoá đơn đầu ra (bán ra), người mua gọi là hoá đơn đầu vào (mua vào). Đầu ra do doanh nghiệp tự lập; đầu vào do người bán lập và doanh nghiệp phải thu thập, kiểm tra trước khi sử dụng.
Có cần lưu file XML của hoá đơn đầu vào không?
Nên lưu. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hoá đơn điện tử được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm toàn vẹn và sẵn sàng tra cứu, in ra khi cần. File XML là dữ liệu gốc; PDF chỉ là bản thể hiện.
Hoá đơn đầu vào bị cảnh báo có phải là hoá đơn không hợp pháp?
Không tự động. Cảnh báo là tín hiệu cần xem xét thêm: đối chiếu tình trạng người bán tại ngày lập, hồ sơ giao dịch và thanh toán. Kết luận thuộc về người có thẩm quyền dựa trên hồ sơ, không dựa trên màu nhãn của phần mềm.
Bài viết liên quan
Cách tra cứu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử Cục Thuế
Hướng dẫn tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp trên hoadondientu.gdt.gov.vn: tra một hoá đơn không cần đăng nhập, tra danh sách hoá đơn mua vào và đọc kết quả.
Cách tải hoá đơn điện tử hàng loạt: XML, PDF và Excel từ Cục Thuế
Ba cách tải hoá đơn điện tử đầu vào hàng loạt: thủ công trên cổng Cục Thuế, công cụ tải trên máy tính và đồng bộ tự động. Kèm lưu ý bảo mật tài khoản thuế.
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp: quy trình, mẫu biên bản và lỗi hay gặp
Cách đối chiếu công nợ phải trả nhà cung cấp với hoá đơn đầu vào: quy trình 6 bước, mẫu biên bản đối chiếu công nợ, nguyên nhân chênh lệch thường gặp và cách xử lý.
