Bảng kê hoá đơn mua vào: mẫu Excel, cách lập và đối chiếu

Bảng kê hoá đơn mua vào là danh sách toàn bộ hoá đơn đầu vào trong một kỳ thuế, mỗi dòng một hoá đơn, kèm giá trị chưa thuế, thuế suất và tiền thuế. Theo mẫu tờ khai thuế GTGT hiện hành, doanh nghiệp không còn nộp bảng kê kèm tờ khai, nhưng kế toán vẫn lập để đối chiếu số trên tờ khai với từng hoá đơn và giải trình khi bị kiểm tra. Bài này đưa mẫu cột Excel, cách lập từ dữ liệu cổng thuế và cách đối chiếu.

Mẫu cột trong bài là gợi ý thực hành, không phải biểu mẫu bắt buộc. Kiểm tra mẫu tờ khai trong phần mềm HTKK phiên bản mới nhất khi kê khai.

Bảng kê hoá đơn mua vào dùng để làm gì?

• Đối chiếu tờ khai: tổng tiền thuế trên bảng kê phải bằng chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên tờ khai.
• Giải trình: khi cơ quan thuế hỏi về một chỉ tiêu, bạn chỉ ra được từng hoá đơn cấu thành.
• Phát hiện sai: hoá đơn trùng, hoá đơn sót, hoá đơn của người bán có rủi ro.
• Đối chiếu công nợ: tổng hoá đơn theo nhà cung cấp so với sổ công nợ, xem đối chiếu công nợ nhà cung cấp.

Mẫu cột bảng kê hoá đơn mua vào

Cột	Ghi chú
STT
Ký hiệu mẫu số	1 là hoá đơn GTGT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Ký hiệu hoá đơn	6 ký tự, ví dụ C26TAA
Số hoá đơn
Ngày lập	Dùng để xác định kỳ
Tên người bán
MST người bán	Khoá để gom theo nhà cung cấp
Mặt hàng chính	Tóm tắt
Giá trị chưa thuế
Thuế suất	0%, 5%, 8%, 10%, KCT, KKKNT… theo hoá đơn
Tiền thuế GTGT
Tổng thanh toán
Hình thức thanh toán	Chuyển khoản, tiền mặt, bù trừ
Trạng thái kiểm tra	Chấp nhận, chờ, ngoại lệ
Ghi chú	Lý do ngoại lệ, số hoá đơn điều chỉnh liên quan

Nhóm theo thuế suất và cộng tổng từng nhóm. Cột "Hình thức thanh toán" giúp soát nhanh điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên, xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Cách lập bảng kê từ dữ liệu cổng thuế

1. Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn, vào tra cứu hoá đơn mua vào, chọn kỳ, Xuất Excel. Chi tiết ở bài cách tra cứu hoá đơn đầu vào.
2. Lặp lại với thẻ hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nếu có.
3. Ghép với danh sách hoá đơn nhận qua email nhưng chưa có trên cổng (hoá đơn không mã đến muộn).
4. Bỏ trùng theo MST người bán + ký hiệu + số hoá đơn.
5. Loại hoá đơn chưa đủ điều kiện (đang chờ người bán điều chỉnh, người bán có rủi ro chưa xử lý) sang sheet riêng.
6. Thêm cột hình thức thanh toán, trạng thái kiểm tra.
7. Cộng tổng theo thuế suất, đối chiếu với sổ cái tài khoản thuế GTGT được khấu trừ.

Hoá đơn điều chỉnh, thay thế ghi thế nào?

• Hoá đơn thay thế: ghi hoá đơn thay thế, ghi chú số hoá đơn bị thay thế; không ghi cả hai với cùng giá trị.
• Hoá đơn điều chỉnh: ghi một dòng riêng; điều chỉnh giảm ghi số âm.

Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định về kỳ kê khai với một số trường hợp điều chỉnh. Xem hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế.

Đối chiếu bảng kê với tờ khai

Chênh lệch	Nguyên nhân hay gặp
Bảng kê lớn hơn tờ khai	Có hoá đơn trùng; có hoá đơn thuộc kỳ khác
Bảng kê nhỏ hơn tờ khai	Sót hoá đơn máy tính tiền; sót hoá đơn nhận qua email
Lệch nhỏ vài đồng	Làm tròn theo dòng thay vì theo tổng
Lệch theo một người bán	Hoá đơn bị thay thế mà vẫn giữ bản cũ

Bảng kê mua vào bán ra

Nhiều đơn vị lập cả bảng kê bán ra từ dữ liệu hoá đơn đầu ra để đối chiếu doanh thu. Cách làm tương tự, lấy từ thẻ hoá đơn bán ra trên cổng thuế. Xem hoá đơn đầu ra.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Xuất bảng kê mua vào, bán ra ra Excel từ danh sách đã bỏ trùng, kèm trạng thái kiểm tra từng dòng.
• Gợi ý số liệu tờ khai 01/GTGT và xuất XML để nhập vào HTKK. Xem báo cáo.
• Hoá đơn từ cổng thuế, hoá đơn máy tính tiền và hoá đơn nhận qua email nằm chung một danh sách, nên ít sót hơn.

Giới hạn: số liệu gợi ý không thay thế việc kế toán rà soát và ký tờ khai. Kết nối đẩy thẳng sang phần mềm kế toán đang được phát triển; hiện tại dùng Excel, API hoặc webhook. Quy trình tổng thể ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Bảng kê hoá đơn mua vào không còn nộp kèm tờ khai theo mẫu hiện hành nhưng vẫn là công cụ đối chiếu quan trọng. Lập từ dữ liệu cổng thuế cộng email, bỏ trùng, tách hoá đơn chưa đủ điều kiện, cộng theo thuế suất và đối chiếu với tờ khai, sổ cái.