Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hoá đơn điện tử có sai sót người bán gửi cơ quan thuế. Trường hợp điển hình: hoá đơn đã gửi người mua bị sai tên, địa chỉ người mua (hoặc sai sót tương tự) nhưng không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá. Khi đó người bán thông báo cho người mua, gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT và không phải lập lại hoá đơn. Mẫu thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026.
Bài viết tóm tắt để kế toán dễ hình dung, không phải tư vấn pháp lý. Khi lập mẫu, dùng đúng biểu mẫu trong phụ lục văn bản gốc hoặc trên phần mềm hoá đơn của bạn.
Khi nào dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT?
| Tình huống | Có dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT? |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua; không sai MST, tiền, thuế, hàng hoá | Có, không lập lại hoá đơn |
| Sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá | Xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định |
| Cơ quan thuế gửi thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT yêu cầu rà soát | Người bán kiểm tra và xử lý theo nội dung thông báo |
Thông tư 91/2026 còn nêu một số trường hợp khác liên quan đến thông báo sai sót. Nếu tình huống của bạn không có trong bảng, đọc Điều 10 Thông tư 91 và hỏi nhà cung cấp phần mềm hoá đơn của bạn.
Thông tin thường có trên Mẫu 04/SS-HĐĐT
Mẫu chính xác nằm ở Phụ lục III. Các nhóm thông tin thường gặp:
- Người nộp thuế: tên, MST.
- Cơ quan thuế tiếp nhận.
- Danh sách hoá đơn có sai sót: mã của cơ quan thuế (nếu có), ký hiệu mẫu số, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày lập.
- Tính chất thông báo và lý do: nội dung sai, nội dung đúng.
- Chữ ký số của người nộp thuế.
Một thông báo có thể gồm nhiều hoá đơn.
Cách lập và gửi
Qua phần mềm hoá đơn điện tử
Phần lớn phần mềm hoá đơn điện tử (MISA meInvoice, Viettel, VNPT, Bkav…) có chức năng lập thông báo sai sót: chọn hoá đơn, chọn loại thông báo, ghi lý do, ký số và gửi. Phần mềm chuyển đến cơ quan thuế và nhận phản hồi. Xem so sánh phần mềm hoá đơn điện tử.
Qua cổng hoá đơn điện tử của Cục Thuế
Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn, tìm chức năng lập thông báo hoá đơn sai sót, điền thông tin, ký số và gửi. Tên menu có thể thay đổi theo phiên bản cổng.
Sau khi gửi
Theo khoản 4 Điều 10 Thông tư 91, hệ thống của cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT. Lưu thông báo tiếp nhận cùng Mẫu 04 đã gửi.
Mẫu 04/SS-HĐĐT và các mẫu liên quan
| Mẫu | Ai lập | Dùng để |
|---|---|---|
| 04/SS-HĐĐT | Người bán | Thông báo hoá đơn có sai sót đến cơ quan thuế |
| 01/TB-SSĐT | Hệ thống cơ quan thuế | Thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý thông báo sai sót |
| 01/TB-RSĐT | Cơ quan thuế | Thông báo người bán rà soát hoá đơn có sai sót |
| 01/BK-ĐCTT | Người bán | Bảng kê kèm hoá đơn điều chỉnh, thay thế cho nhiều hoá đơn |
Bên mua cần làm gì?
- Phát hiện sai khi kiểm tra hoá đơn đầu vào.
- Báo người bán, nêu rõ số hoá đơn, nội dung sai, nội dung đúng.
- Nhận thông báo của người bán; lưu cùng hoá đơn gốc.
- Tiếp tục dùng hoá đơn gốc khi đã có thông báo hợp lệ.
Hướng dẫn chi tiết, kèm mẫu email gửi người bán, có ở bài nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin.
Lỗi hay gặp với Mẫu 04/SS-HĐĐT
- Dùng Mẫu 04 cho lỗi sai tiền, thuế suất, trong khi trường hợp này phải điều chỉnh hoặc thay thế.
- Gửi cơ quan thuế nhưng quên thông báo người mua.
- Không lưu thông báo tiếp nhận 01/TB-SSĐT.
- Gửi nhiều lần cho cùng một hoá đơn với nội dung khác nhau.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
hoadon.pro không phát hành hoá đơn và không lập Mẫu 04/SS-HĐĐT; việc này nằm trong phần mềm hoá đơn của người bán. Với bên mua, hoadon.pro giúp:
- Phát hiện sớm hoá đơn có dấu hiệu sai khi hoá đơn vào hệ thống. Xem hoá đơn đầu vào.
- Theo dõi chuỗi hoá đơn liên quan khi người bán xử lý bằng điều chỉnh, thay thế.
Quy trình tổng thể ở bài hoá đơn đầu vào là gì. Những thay đổi chính của văn bản mới có ở bài Nghị định 254/2026: kế toán cần để ý gì; quan hệ với văn bản cũ ở bài Nghị định 70/2025 còn hiệu lực không.
Tóm tắt
Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo hoá đơn có sai sót người bán gửi cơ quan thuế, dùng điển hình khi sai tên, địa chỉ người mua mà không sai MST, tiền, thuế, hàng hoá. Gửi qua phần mềm hoá đơn hoặc cổng thuế, nhận lại thông báo 01/TB-SSĐT. Bên mua báo lỗi và lưu thông báo cùng hoá đơn gốc.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?
Là mẫu thông báo hoá đơn điện tử có sai sót mà người bán gửi cơ quan thuế. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu nằm tại Phụ lục III và được dùng trong các trường hợp xử lý hoá đơn sai sót theo quy định, ví dụ hoá đơn sai tên, địa chỉ người mua mà không sai MST, tiền, thuế.
Ai lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, người bán hay người mua?
Người bán, tức bên đã lập hoá đơn. Bên mua phát hiện sai thì thông báo cho người bán và lưu thông báo sai sót người bán gửi lại.
Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT ở đâu?
Gửi điện tử đến cơ quan thuế qua Hệ thống hoá đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn) hoặc qua phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử mà người bán đang dùng. Hệ thống phản hồi thông báo tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT.
Bài viết liên quan
Hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế: khác nhau, khi nào dùng
Phân biệt hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC: trường hợp áp dụng, nội dung ghi trên hoá đơn, mẫu văn bản thoả thuận và lưu ý cho bên mua.
Hoá đơn đỏ là gì? Hoá đơn VAT, hoá đơn GTGT và cách lấy đúng
Hoá đơn đỏ là cách gọi quen của hoá đơn giá trị gia tăng (hoá đơn VAT). Ai được xuất, khác hoá đơn bán hàng thế nào, nội dung cần có và cách yêu cầu khi mua hàng.
Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền: ai phải dùng, bên mua cần biết gì
Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026: đối tượng áp dụng, không bắt buộc chữ ký số, cách tra cứu khi là bên mua và cách xử lý khi sai.
