Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là dữ liệu mật mã người bán gắn vào file XML để chứng minh ai lập hoá đơn và nội dung không bị sửa sau khi ký. Khi kiểm tra, cần phân biệt hai việc: xem thông tin chứng thư (ai ký, tổ chức nào cấp, thời hạn) và xác thực chữ ký (dữ liệu có còn nguyên vẹn, chứng thư có hợp lệ tại thời điểm ký). Bạn làm được cả hai bằng iTaxViewer, chức năng đọc XML trên cổng hoá đơn điện tử hoặc công cụ kiểm tra ký số của NEAC.
Chữ ký số trên hoá đơn gồm những gì?
Trong file XML, phần chữ ký thường gồm:
- Giá trị chữ ký: chuỗi mật mã tính từ nội dung hoá đơn.
- Chứng thư số: cho biết chủ thể (tên, MST của người bán), tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực (CA) đã cấp, số serial, thời hạn hiệu lực.
- Thời điểm ký.
Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định file XML hoá đơn gồm dữ liệu nghiệp vụ và dữ liệu chữ ký số. Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP liệt kê chữ ký của người bán và thời điểm ký số trong nội dung hoá đơn; chữ ký người mua không bắt buộc. Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số.
Xem chứng thư khác xác thực chữ ký như thế nào?
| Xem thông tin chứng thư | Xác thực chữ ký | |
|---|---|---|
| Trả lời câu hỏi | Ai được ghi là người ký? | Chữ ký có đúng và dữ liệu còn nguyên? |
| Cách làm | Đọc trường trong XML | Tính toán mật mã, kiểm tra chuỗi chứng thư đến CA gốc |
| Phát hiện XML bị sửa | Không | Có |
| Phát hiện chứng thư giả | Không | Có, nếu kiểm tra chuỗi tin cậy |
Một file có tên công ty đúng trong chứng thư vẫn có thể đã bị sửa nội dung sau khi ký. Chỉ xác thực chữ ký mới phát hiện được điều đó.
Cách kiểm tra chữ ký số trên hoá đơn
1. iTaxViewer
Mở file XML bằng iTaxViewer (tải trên trang hỗ trợ của Cục Thuế). Phần mềm hiển thị hoá đơn và thông tin chữ ký, kèm kết quả kiểm tra. Cách mở file có ở bài file XML hoá đơn điện tử.
2. Đọc hoá đơn XML trên cổng Cục Thuế
Trên hoadondientu.gdt.gov.vn, chọn chức năng đọc hoá đơn XML, tải file lên và xem kết quả kiểm tra.
3. Công cụ kiểm tra ký số của NEAC
Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) có mục Kiểm tra ký số trên neac.gov.vn cho tài liệu đã ký. Đây là nguồn chính thức về chuỗi tin cậy chữ ký số công cộng.
4. Kiểm tra CA cấp chứng thư
Xem tên tổ chức cấp chứng thư trong XML, đối chiếu danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng trên trang NEAC. Danh sách này cũng hữu ích khi bạn chọn nhà cung cấp cho chính mình, xem nhà cung cấp chữ ký số.
Checklist chữ ký số cho kế toán
- Chủ thể chứng thư có khớp tên, MST người bán trên hoá đơn?
- CA cấp chứng thư có trong danh sách được cấp phép?
- Thời điểm ký nằm trong thời hạn hiệu lực chứng thư?
- Thời điểm ký có hợp lý so với ngày lập hoá đơn?
- Công cụ xác thực báo chữ ký hợp lệ?
Nếu một câu trả lời là "không", hãy hỏi người bán trước khi hạch toán và ghi nhận kết quả. Quy trình đầy đủ ở bài quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào.
Tình huống thường gặp
Chứng thư đứng tên công ty khác. Có thể người bán dùng dịch vụ ký thay, hoặc là dấu hiệu bất thường. Hỏi người bán và kiểm tra thêm tình trạng của người bán.
Chứng thư đã hết hạn khi bạn kiểm tra. Điều quan trọng là còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Hoá đơn máy tính tiền không có chữ ký. Đúng quy định; xem hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
PDF có hình con dấu "Signature valid". Đó là hình ảnh trên bản thể hiện, không phải kết quả xác thực. Luôn kiểm tra trên XML.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
- Đọc và hiển thị thông tin chứng thư trong XML (chủ thể, tổ chức cấp, thời hạn) trên trang chi tiết hoá đơn. Xem hoá đơn đầu vào.
- Kết hợp với trạng thái hoá đơn trên Cục Thuế và trạng thái người bán để bạn có một chỗ xem đủ thông tin.
Giới hạn quan trọng: hoadon.pro đọc thông tin chứng thư, không thực hiện xác thực chữ ký mật mã. Khi cần xác thực, dùng iTaxViewer, cổng Cục Thuế hoặc công cụ của NEAC. Bức tranh tổng thể có ở bài hoá đơn đầu vào là gì và kiểm tra hoá đơn điện tử 5 lớp.
Tóm tắt
Chữ ký số trên hoá đơn gồm giá trị chữ ký, chứng thư và thời điểm ký. Xem chứng thư cho biết ai ký; xác thực chữ ký mới cho biết dữ liệu còn nguyên và chứng thư hợp lệ. Dùng iTaxViewer, cổng Cục Thuế hoặc NEAC để xác thực; đối chiếu CA với danh sách được cấp phép; nhớ hoá đơn máy tính tiền không bắt buộc ký số.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Hoá đơn điện tử có bắt buộc chữ ký số của người mua không?
Không. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hoá đơn có chữ ký của người bán; chữ ký của người mua không bắt buộc trừ khi hai bên có thoả thuận. Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số.
Xem được tên công ty trong chứng thư có phải là chữ ký hợp lệ không?
Chưa chắc. Xem thông tin chứng thư chỉ cho biết ai được ghi là người ký. Xác thực chữ ký là kiểm tra bằng thuật toán rằng dữ liệu không bị sửa sau khi ký và chứng thư do tổ chức được cấp phép phát hành, còn hiệu lực tại thời điểm ký.
Chứng thư số của người bán hết hạn thì hoá đơn có sao không?
Điều quan trọng là chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký. Chứng thư hết hạn sau khi ký không tự làm hoá đơn mất giá trị. Nếu thời điểm ký nằm ngoài thời hạn chứng thư, hãy hỏi người bán.
Bài viết liên quan
Kiểm tra hoá đơn điện tử: 5 lớp cần soát trước khi hạch toán
Cách kiểm tra hoá đơn điện tử thật, đúng và dùng được: tra cứu trên cổng Cục Thuế, đọc XML, soát nội dung, kiểm tra người bán, chữ ký số và giao dịch thật.
File XML là gì? Cách mở file XML hoá đơn điện tử đúng chuẩn
File XML là gì, vì sao hoá đơn điện tử dùng XML, 4 cách mở file XML hoá đơn (iTaxViewer, cổng Cục Thuế, trình duyệt, Excel) và cách đọc các phần quan trọng.
12 lỗi hoá đơn đầu vào thường gặp và cách phát hiện sớm
12 lỗi hoá đơn đầu vào hay gặp: sai thông tin người mua, trùng hoá đơn, người bán ngừng hoạt động, sai thuế suất, thiếu XML, lập sai thời điểm và cách xử lý từng lỗi.
