Nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin: sai tên, địa chỉ, MST xử lý sao?

Khi nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin, việc đầu tiên là xác định sai ở đâu. Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua (không sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá), người bán thông báo và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại hoá đơn. Nếu sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá, người bán phải lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế sau khi hai bên lập văn bản thoả thuận. Bên mua không tự sửa hoá đơn.

Bài viết tóm tắt Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để kế toán dễ áp dụng, không phải tư vấn pháp lý. Trường hợp đặc thù nên hỏi cơ quan thuế quản lý.

Phân loại lỗi trong 30 giây

Nội dung sai	Cách xử lý của người bán	Bên mua cần lưu
Tên người mua (viết sai, thiếu chữ)	Thông báo người mua, gửi CQT Mẫu 04/SS-HĐĐT	Thông báo của người bán
Địa chỉ người mua	Như trên	Như trên
Số tiền bằng chữ (số bằng số đúng)	Như trên	Như trên
MST người mua	Điều chỉnh hoặc thay thế	Văn bản thoả thuận + hoá đơn mới
Hàng hoá, quy cách, số lượng	Điều chỉnh hoặc thay thế	Như trên
Đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế	Điều chỉnh hoặc thay thế	Như trên

Bảng tóm tắt theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đọc văn bản gốc với các trường hợp không có trong bảng.

Trường hợp 1: sai tên, địa chỉ người mua

Đây là lỗi hay gặp nhất, nhất là khi công ty đổi địa chỉ hoặc người bán dùng danh bạ khách hàng cũ.

Việc của bên mua:

1. Đối chiếu tên, địa chỉ trên hoá đơn với thông tin đăng ký thuế hiện tại (tra trên tracuunnt.gdt.gov.vn).
2. Thông báo cho người bán bằng email, nêu rõ số hoá đơn, nội dung sai, nội dung đúng.
3. Đề nghị người bán gửi thông báo sai sót cho bạn và gửi cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
4. Lưu thông báo cùng hoá đơn gốc.

Người bán không phải lập lại hoá đơn. Bên mua vẫn dùng hoá đơn gốc kèm thông báo.

Trường hợp 2: sai MST, tiền, thuế, hàng hoá

Việc của bên mua:

1. Thông báo người bán ngay, kèm bằng chứng (hợp đồng, phiếu giao hàng, đơn giá thoả thuận).
2. Cùng người bán lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai trước khi người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Với người mua là cá nhân, người bán thông báo thay cho văn bản thoả thuận.
3. Nhận hoá đơn mới: hoá đơn thay thế có dòng chữ "Thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày…"; hoá đơn điều chỉnh có dòng "Điều chỉnh cho hoá đơn…".
4. Kiểm tra hoá đơn mới như hoá đơn bình thường, xem kiểm tra hoá đơn điện tử.
5. Lưu cả chuỗi: hoá đơn gốc, văn bản thoả thuận, hoá đơn mới.

Chọn điều chỉnh hay thay thế là quyết định của người bán theo quy định. Khác biệt và cách kê khai có ở bài hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế.

Trường hợp đặc biệt

• Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền sai: người bán xử lý bằng hoá đơn thay thế.
• Nhiều hoá đơn sai cùng một người mua trong tháng: người bán có thể lập một hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hoá đơn, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
• Trả lại hàng: người bán lập hoá đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thoả thuận người mua lập hoá đơn trả hàng.
• Cơ quan thuế phát hiện sai: cơ quan thuế thông báo người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra và xử lý.

Mẫu email gửi người bán

Kính gửi Công ty [tên người bán],

Chúng tôi đã nhận hoá đơn ký hiệu [C26T…] số [….] ngày [….]. Thông tin [tên người mua / địa chỉ / MST / đơn giá] trên hoá đơn đang ghi là "[…]"; thông tin đúng là "[…]".

Đề nghị Quý công ty xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót và gửi lại cho chúng tôi thông báo hoặc hoá đơn đã xử lý. Nếu cần văn bản thoả thuận, chúng tôi sẵn sàng ký.

Trân trọng.

Phòng ngừa từ phía bên mua

• Gửi người bán phiếu thông tin xuất hoá đơn chuẩn khi ký hợp đồng mới; cập nhật khi đổi địa chỉ.
• Với nhà cung cấp bán lẻ (siêu thị, xăng dầu, hãng bay), khai báo đúng ngay lúc mua vì nhiều nơi không cho sửa sau khi xuất. Xem cách lấy hoá đơn VAT từ nhà cung cấp phổ biến.
• Kiểm tra hoá đơn ngay khi nhận, không để cuối kỳ. Xem 12 lỗi hoá đơn đầu vào thường gặp.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Mỗi hoá đơn mới được kiểm tra khi vào hệ thống, nên bạn thấy lỗi số học và các cảnh báo sớm hơn. Xem hoá đơn đầu vào.
• Lịch sử thay thế, điều chỉnh của hoá đơn được dựng lại trong trang chi tiết, để bạn không dùng nhầm bản đã bị thay thế.
• Khi chấp nhận một hoá đơn có cảnh báo, hệ thống ghi lại ai chấp nhận, khi nào và lý do.

hoadon.pro không phát hành hoá đơn, không lập hộ người bán Mẫu 04/SS-HĐĐT hay hoá đơn điều chỉnh. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Sai tên, địa chỉ: người bán thông báo, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại. Sai MST, tiền, thuế, hàng hoá: lập văn bản thoả thuận rồi người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Bên mua không tự sửa; việc của bên mua là phát hiện sớm, thông báo rõ và lưu đủ chuỗi hồ sơ.