Cách tra cứu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử Cục Thuế

Bạn tra cứu hoá đơn đầu vào trên Hệ thống hoá đơn điện tử của Cục Thuế theo hai cách: kiểm tra từng hoá đơn mà không cần đăng nhập, hoặc đăng nhập tài khoản doanh nghiệp để xem toàn bộ hoá đơn mua vào trong một khoảng thời gian. Bài này hướng dẫn cả hai cách, cách đọc kết quả và khi nào nên tự động hoá.

Tên mục và nút bấm dưới đây theo giao diện cổng tại thời điểm viết (10/2026). Cổng có thể thay đổi giao diện; nếu không thấy đúng tên, hãy tìm mục có ý nghĩa tương đương.

Cách 1. Kiểm tra một hoá đơn, không cần đăng nhập

Dùng khi bạn có hoá đơn trong tay và muốn xác nhận hoá đơn tồn tại trên hệ thống của cơ quan thuế.

1. Mở hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Tại mục Tra cứu hoá đơn điện tử, nhập các trường bắt buộc:
   • MST người bán.
   • Loại hoá đơn: ví dụ hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng.
   • Ký hiệu hoá đơn: nhóm sáu ký tự. Ký tự đầu là C với hoá đơn có mã của cơ quan thuế, K với hoá đơn không có mã.
   • Số hoá đơn.
   • Tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán (nhập dạng số).
3. Nhập mã xác nhận và bấm Tìm kiếm.

Kết quả thường gặp:

Kết quả	Ý nghĩa	Việc nên làm
Đã cấp mã hoá đơn	Hoá đơn có mã đã được cơ quan thuế cấp mã	Tiếp tục kiểm tra nội dung, người bán
Không tồn tại hoá đơn có thông tin trùng khớp	Không tìm thấy với thông tin đã nhập	Kiểm tra lại từng trường; nếu đúng, hỏi người bán

Cách này chỉ xác nhận hoá đơn có trên hệ thống, không cho xem chi tiết dòng hàng. Muốn xem nội dung, dùng chức năng Đọc hoá đơn XML trên cùng cổng: tải file XML lên để hiển thị và kiểm tra thông tin. Xem thêm bài file XML hoá đơn điện tử là gì và cách mở.

Cách 2. Xem danh sách hoá đơn mua vào sau khi đăng nhập

Dùng khi bạn cần toàn bộ hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp trong tháng, quý.

1. Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản cơ quan thuế đã cấp cho doanh nghiệp.
2. Chọn Tra cứu → Tra cứu hoá đơn.
3. Chọn thẻ Tra cứu hoá đơn điện tử mua vào.
4. Chọn khoảng ngày lập hoá đơn cần tra. Có thể lọc thêm theo kết quả kiểm tra, MST người bán.
5. Bấm Tìm kiếm. Danh sách hoá đơn hiển thị kèm trạng thái.
6. Bấm biểu tượng xem để mở chi tiết từng hoá đơn; dùng các nút Xuất Excel hoặc Xuất XML để tải về.

Lưu ý với hoá đơn máy tính tiền

Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền nằm ở thẻ riêng. Khi tìm hoá đơn mua vào loại này, chọn bộ lọc kết quả kiểm tra phù hợp với hoá đơn máy tính tiền rồi chuyển sang thẻ Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền để xem. Nhiều kế toán tưởng thiếu hoá đơn chỉ vì đang xem nhầm thẻ. Xem thêm hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Mẹo khi danh sách dài

• Chia khoảng ngày nhỏ hơn (theo tuần) nếu kết quả quá nhiều.
• Xuất Excel danh sách để đối chiếu với sổ chi phí, sau đó mới tải XML từng hoá đơn cần dùng.
• Ghi lại thời điểm tra cứu. Danh sách là ảnh chụp tại thời điểm đó; hoá đơn không có mã có thể được gửi lên muộn hơn.

Đọc kết quả: tra thấy hoá đơn chưa đủ

Hoá đơn có trên hệ thống cơ quan thuế mới chỉ là bước đầu. Trước khi hạch toán, còn cần:

• Nội dung và số học đúng, xem kiểm tra hoá đơn điện tử 5 lớp.
• Người bán không ở trạng thái rủi ro tại ngày lập hoá đơn, xem tra cứu tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
• Giao dịch có thật và hồ sơ thanh toán đủ, xem quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào.

Ngược lại, hoá đơn có trên cổng nhưng bạn không nhận được qua email là dấu hiệu cần hỏi người bán hoặc kiểm tra hộp thư. Đây cũng là cách phát hiện hoá đơn bị sót.

Tra cứu hoá đơn đầu vào cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có tài khoản trên cổng hoá đơn điện tử cũng xem được hoá đơn mua vào theo cách 2. Nếu chưa có tài khoản, cách 1 vẫn dùng được với từng hoá đơn.

Khi nào nên tự động hoá?

Tra cứu thủ công phù hợp khi bạn có vài chục hoá đơn mỗi tháng và một MST. Khi số lượng tăng, các bước lặp lại tốn thời gian: đăng nhập, chọn khoảng ngày, xuất, tải XML, đối chiếu với email. Có ba hướng:

1. Tải hàng loạt bằng công cụ trên máy tính, xem cách tải hoá đơn điện tử hàng loạt.
2. Dùng phần mềm đồng bộ tự động từ cổng thuế, xem so sánh phần mềm quản lý hoá đơn đầu vào.
3. Với văn phòng kế toán nhiều MST, cần thêm lịch đồng bộ và phân quyền, xem quản lý hoá đơn cho nhiều mã số thuế.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Nhập tài khoản cổng hoá đơn điện tử một lần; hệ thống tự đồng bộ hoá đơn mua vào và bán ra định kỳ (gói trả phí khoảng 2 giờ một lần, gói Free mỗi ngày) và cho phép kéo lại một khoảng ngày bất kỳ. Xem kết nối Cơ quan Thuế.
• Khi cổng báo sai mật khẩu, kết nối dừng thử lại để tránh khoá tài khoản và hiện cảnh báo.
• Hoá đơn từ cổng thuế được ghép với hoá đơn nhận qua email, không tính credit hai lần. Xem hoá đơn đầu vào.

Bức tranh đầy đủ về quy trình nằm ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Kiểm tra một hoá đơn: mở hoadondientu.gdt.gov.vn, nhập MST người bán, loại, ký hiệu, số và số tiền. Xem toàn bộ hoá đơn mua vào: đăng nhập, Tra cứu → Tra cứu hoá đơn → thẻ mua vào, chọn khoảng ngày. Nhớ thẻ riêng cho hoá đơn máy tính tiền, và tra thấy hoá đơn chưa có nghĩa là đủ điều kiện hạch toán.