Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền: ai phải dùng, bên mua cần biết gì

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn có mã của cơ quan thuế, được lập từ hệ thống tính tiền của người bán và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, không bắt buộc có chữ ký số. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, loại hoá đơn này dành cho người bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, nhà hàng, bán lẻ…). Với bên mua, khoản chi có hoá đơn máy tính tiền tra cứu được trên hệ thống của cơ quan thuế được coi là có đủ hoá đơn hợp pháp.

Bài viết tóm tắt quy định, không phải tư vấn pháp lý. Đối chiếu văn bản gốc với trường hợp cụ thể.

Ai phải dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền?

Điều 6 Nghị định 254/2026 quy định:

• Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh bán lẻ hàng hoá, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng (và trường hợp bán tài sản phải đăng ký) sử dụng hoá đơn điện tử có mã hoặc hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Một số ngành như điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hàng không, siêu thị, thương mại điện tử được phép dùng hoá đơn không có mã khi đáp ứng điều kiện. Vì vậy, cùng là siêu thị nhưng hoá đơn có thể là loại có mã từ máy tính tiền hoặc loại không mã, tuỳ cách người bán đăng ký.

Muốn biết người bán đã đăng ký dùng hoá đơn máy tính tiền chưa, dùng chức năng tra cứu doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên hoadondientu.gdt.gov.vn.

Hoá đơn máy tính tiền khác hoá đơn điện tử thường thế nào?

	Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền	Hoá đơn điện tử có mã thông thường
Chữ ký số người bán	Không bắt buộc	Bắt buộc
Mã cơ quan thuế	Có	Có
Thông tin người mua	Có thể không có, nếu người mua không yêu cầu	Đầy đủ khi người mua là tổ chức
Xử lý khi sai	Thay thế	Điều chỉnh hoặc thay thế
Chuyển sang giấy	Có ngoại lệ riêng	Bản giấy chỉ để lưu, không có hiệu lực giao dịch
Thẻ tra cứu trên cổng	Thẻ riêng	Thẻ hoá đơn điện tử

Bên mua cần làm gì để lấy được hoá đơn máy tính tiền?

1. Yêu cầu ngay khi thanh toán và cung cấp tên công ty, MST, địa chỉ. Nếu không, hoá đơn có thể được lập không có thông tin người mua.
2. Kiểm tra trên phiếu: nhiều nhà bán lẻ in mã tra cứu hoặc mã QR để bạn khai báo, tải hoá đơn sau.
3. Lưu ý thời hạn khai báo của từng nhà bán lẻ. Ví dụ, trang xuất hoá đơn của WinMart yêu cầu nhập thông tin trong vòng 60 phút sau khi mua. Xem cách lấy hoá đơn VAT từ nhà cung cấp phổ biến.

Tra cứu hoá đơn máy tính tiền mua vào

1. Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn.
2. Vào tra cứu hoá đơn, chọn thẻ hoá đơn mua vào, chọn khoảng ngày.
3. Đặt bộ lọc kết quả kiểm tra phù hợp với hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền.
4. Chuyển sang thẻ Hoá đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền để xem danh sách.

Chi tiết từng bước ở bài cách tra cứu hoá đơn đầu vào. Nhiều kế toán tưởng thiếu hoá đơn chỉ vì xem nhầm thẻ.

Điều kiện dùng hoá đơn máy tính tiền để hạch toán, khấu trừ

• Chi phí: Nghị định 254/2026 quy định khoản chi có hoá đơn máy tính tiền tra cứu được trên hệ thống cơ quan thuế được coi là đủ hoá đơn hợp pháp.
• Khấu trừ thuế GTGT: áp dụng đủ điều kiện như hoá đơn thường, trong đó có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản từ 5 triệu đồng trở lên. Xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Thông tin người mua: nếu hoá đơn không có thông tin công ty bạn, việc chứng minh khoản chi thuộc doanh nghiệp sẽ khó hơn. Nên yêu cầu ghi đủ thông tin ngay từ đầu.

Hoá đơn máy tính tiền bị sai

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót được xử lý bằng hoá đơn thay thế. Bên mua liên hệ người bán. Lưu ý: một số nhà bán lẻ có chính sách không chỉnh sửa sau khi đã xuất, nên khai báo đúng ngay lần đầu. Xem hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế.

Kiểm tra chữ ký trên hoá đơn máy tính tiền?

Không cần tìm chữ ký số trên hoá đơn máy tính tiền vì quy định không bắt buộc. Thay vào đó, xác nhận hoá đơn tra cứu được trên hệ thống cơ quan thuế. Với hoá đơn thường, xem kiểm tra chữ ký số trên hoá đơn.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Đồng bộ hoá đơn mua vào từ Cục Thuế, gồm cả hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền, vào chung một danh sách với hoá đơn thường và hoá đơn nhận qua email. Xem kết nối Cơ quan Thuế.
• Kiểm tra trạng thái người bán như với hoá đơn thường. Xem hoá đơn đầu vào.

Giới hạn: hoadon.pro không lấy hộ hoá đơn từ cổng riêng của từng nhà bán lẻ; bạn vẫn cần khai báo thông tin xuất hoá đơn với người bán. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền dành cho bán lẻ trực tiếp người tiêu dùng, có mã cơ quan thuế, không bắt buộc chữ ký số. Bên mua yêu cầu ghi thông tin công ty ngay khi mua, tra cứu ở thẻ riêng trên cổng thuế, và nhớ hoá đơn loại này sai thì xử lý bằng hoá đơn thay thế.