Chính sách quyền riêng tư và uỷ quyền truy cập cổng thuế

Bản nháp chờ pháp chế rà soát — chưa có hiệu lực pháp lý.

Chính sách này giải thích hoadon.pro xử lý dữ liệu của bạn như thế nào. Đơn vị kiểm soát và xử lý dữ liệu là [Tên pháp nhân và mã số thuế — chờ bổ sung]. Chính sách này đi cùng Điều khoản sử dụng. Chữ "chúng tôi" là đơn vị này.

1. Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Dữ liệu tài khoản: tên, email, số điện thoại (nếu bạn cung cấp), mật khẩu ở dạng băm, vai trò và quyền trong Tổ chức.
• Dữ liệu tổ chức: tên, mã số thuế (MST), cấu trúc Tổ chức cha và con.
• Dữ liệu hoá đơn: nội dung hoá đơn đầu vào và đầu ra bạn đồng bộ hoặc nhận về, gồm XML, PDF, thông tin người bán, người mua, hàng hoá, số tiền. Hoá đơn có thể chứa dữ liệu cá nhân như tên hoặc địa chỉ.
• Thông tin đăng nhập Cổng thuế: tên đăng nhập và mật khẩu bạn nhập để kết nối. Xem mục 3.
• Email nhận: thư gửi tới địa chỉ nhận riêng của bạn, gồm tiêu đề, người gửi, tệp đính kèm và thông tin kỹ thuật của thư. Thư không có hoá đơn chỉ được giữ ở dạng thông tin tối thiểu trong thời gian ngắn.
• Dữ liệu thanh toán: gói đã mua, số tiền, thời điểm, mã giao dịch. Dữ liệu thẻ do đối tác thanh toán xử lý.
• Nhật ký (log): thời điểm đăng nhập, địa chỉ IP, thao tác trên dữ liệu, lỗi hệ thống.

2. Mục đích và căn cứ xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan. Căn cứ chính:

| Mục đích | Căn cứ | |---|---| | Cung cấp Dịch vụ: đồng bộ, nhận, kiểm tra, đối soát hoá đơn | Thực hiện hợp đồng và sự đồng ý của bạn | | Kết nối Cổng thuế bằng thông tin đăng nhập của bạn | Sự đồng ý rõ ràng của bạn (mục 3) | | Thanh toán, xuất hoá đơn dịch vụ, kế toán của chúng tôi | Thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý | | Bảo mật, chống gian lận, nhật ký thao tác | Lợi ích hợp pháp trong bảo vệ hệ thống [chờ pháp chế xác nhận căn cứ] | | Gửi thông báo về hoá đơn, cảnh báo, hoá đơn thanh toán | Thực hiện hợp đồng |

Với dữ liệu cá nhân của người khác nằm trong hoá đơn (ví dụ người mua là cá nhân), bạn là bên có dữ liệu trong quan hệ giao dịch và chịu trách nhiệm có cơ sở hợp pháp để đưa dữ liệu đó vào Dịch vụ. Chúng tôi chỉ xử lý theo hướng dẫn và mục đích của bạn. [chờ pháp chế xác định vai trò bên kiểm soát/bên xử lý và mẫu thoả thuận xử lý dữ liệu]

3. Uỷ quyền truy cập cổng thuế

Phần này áp dụng khi bạn kết nối hoadon.pro với Cổng thuế.

Bạn uỷ quyền cho chúng tôi làm gì

Bạn uỷ quyền cho hoadon.pro dùng thông tin đăng nhập của bạn để chỉ đọc hoá đơn điện tử của Tổ chức bạn trên Cổng thuế. Chúng tôi dùng quyền này để tra cứu và tải hoá đơn đầu vào (và hoá đơn đầu ra khi bạn cần đối soát).

Chúng tôi không làm gì

• Không lập, ký, gửi, điều chỉnh hay huỷ hoá đơn.
• Không thay đổi thông tin đăng ký thuế hay thông tin tài khoản của bạn.
• Không dùng thông tin đăng nhập cho mục đích khác ngoài đồng bộ hoá đơn.

Khuyến nghị: dùng tài khoản tra cứu riêng

Bạn nên tạo một tài khoản phụ riêng, chỉ có quyền tra cứu hoá đơn, thay vì dùng tài khoản quản trị. Chúng tôi chưa xác minh được rằng quyền tra cứu của mọi loại tài khoản phụ đủ để đồng bộ toàn bộ dữ liệu. Bạn nên thử trước và xem kết quả trong ứng dụng.

Cách chúng tôi bảo vệ thông tin đăng nhập

• Mật khẩu được mã hoá nhiều lớp (mã hoá phong bì). Chỉ dịch vụ đồng bộ được giải mã khi cần.
• Mật khẩu không hiện lại trên giao diện, không trả về qua API và không ghi vào log.
• Khi bạn đổi mật khẩu trên Cổng thuế, bạn cập nhật lại trong hoadon.pro.
• Nếu Cổng thuế báo sai mật khẩu, hệ thống dừng đồng bộ ngay để tránh khoá tài khoản của bạn, và thông báo cho bạn cập nhật lại.

Bạn kiểm soát

• Bạn có thể ngắt kết nối bất cứ lúc nào trong ứng dụng.
• Khi bạn ngắt kết nối, thông tin đăng nhập bị xoá khỏi hệ thống ngay. Hoá đơn đã đồng bộ vẫn thuộc dữ liệu của bạn và theo mục 4.

Trách nhiệm của bạn

• Bạn xác nhận mình có quyền uỷ quyền cho chúng tôi truy cập tài khoản Cổng thuế của Tổ chức. Với tài khoản của doanh nghiệp, người kết nối cần được người đại diện hợp pháp cho phép.
• Bạn chịu trách nhiệm giữ thông tin tài khoản chính xác và cập nhật.
• Bạn tự đánh giá việc chia sẻ thông tin đăng nhập có phù hợp với quy định của Cục Thuế và quy chế nội bộ của tổ chức bạn.

Rủi ro bạn nên biết

• Cổng thuế do cơ quan nhà nước vận hành. Cơ quan thuế có thể thay đổi cách đăng nhập, bổ sung xác thực hoặc giới hạn truy cập tự động. Khi đó đồng bộ có thể chậm, thiếu dữ liệu hoặc dừng. Chúng tôi sẽ cố gắng thông báo và điều chỉnh, nhưng không đảm bảo luôn khả thi.
• Theo thông tin chúng tôi tìm hiểu, quy định mới cho phép tổ chức cung cấp dịch vụ và tổ chức được uỷ quyền khai thác thông tin qua hệ thống của Cục Thuế theo thông báo giữa hai bên. Chúng tôi chưa đọc đầy đủ nguyên văn. [chờ pháp chế rà soát căn cứ pháp lý của việc truy cập thông qua uỷ quyền]

4. Lưu trữ và thời hạn

• Hoá đơn và tệp gốc (XML, PDF, thư nhận) được lưu 10 năm kể từ khi nhận để bạn có hồ sơ phục vụ kế toán và thanh tra.
• Thư không chứa hoá đơn chỉ giữ thông tin tối thiểu trong thời gian ngắn rồi xoá. [chờ chốt số ngày lưu]
• Log được giữ trong thời gian cần thiết cho bảo mật và giải quyết sự cố. [chờ chốt thời hạn lưu log]
• Khi bạn yêu cầu xoá dữ liệu hoặc đóng tài khoản, chúng tôi cân nhắc nghĩa vụ lưu trữ hoá đơn. Cách xử lý chi tiết [chờ pháp chế xác định]: chúng tôi đề xuất cho bạn xuất toàn bộ dữ liệu trước khi đóng tài khoản.

5. Chia sẻ với bên xử lý

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn và không chia sẻ cho mục đích quảng cáo. Chúng tôi chỉ chia sẻ với bên xử lý khi cần để vận hành Dịch vụ:

• nhà cung cấp hạ tầng máy chủ, lưu trữ và mạng;
• đối tác thanh toán;
• đơn vị gửi thông báo qua email và Zalo;
• cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu.

Các bên xử lý chỉ được dùng dữ liệu theo yêu cầu của chúng tôi và phải có biện pháp bảo mật phù hợp. Danh sách đầy đủ: [chờ bổ sung danh sách bên xử lý].

6. Nơi lưu dữ liệu

Cơ sở dữ liệu hoá đơn đặt tại Việt Nam. Vị trí lưu tệp gốc (XML, PDF, thư nhận): [chờ xác nhận vị trí lưu file gốc]. Một số thành phần phục vụ nhận thư và phân phối nội dung có thể chạy trên hạ tầng quốc tế. Nếu pháp luật có yêu cầu về lưu trữ hoặc chuyển dữ liệu ra nước ngoài, chúng tôi điều chỉnh và thông báo cho bạn. [chờ pháp chế rà soát yêu cầu về lưu trữ và chuyển dữ liệu xuyên biên giới]

7. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bạn có các quyền sau, trong phạm vi pháp luật cho phép:

• Truy cập: biết và xem dữ liệu cá nhân chúng tôi đang xử lý.
• Chỉnh sửa: yêu cầu sửa dữ liệu chưa chính xác.
• Xoá: yêu cầu xoá dữ liệu, có cân nhắc nghĩa vụ lưu trữ hoá đơn ở mục 4.
• Rút lại đồng ý: rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Việc rút không ảnh hưởng đến xử lý đã thực hiện trước đó. Nếu bạn rút đồng ý với việc kết nối Cổng thuế, hãy ngắt kết nối trong ứng dụng.
• Khiếu nại: gửi khiếu nại cho chúng tôi và, nếu cần, cho cơ quan có thẩm quyền.

Để thực hiện quyền, gửi yêu cầu tới hotro@hoadon.pro. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý. Thời hạn phản hồi: [chờ pháp chế xác định].

8. Bảo mật

• Mã hoá: dữ liệu được mã hoá khi truyền. Thông tin đăng nhập Cổng thuế được mã hoá riêng như ở mục 3.
• Cách ly theo tổ chức: dữ liệu của mỗi Tổ chức được tách biệt. Người dùng chỉ thấy dữ liệu của Tổ chức được cấp quyền.
• Nhật ký thao tác: các thao tác quan trọng được ghi lại.
• Quản trị nền tảng: nhân viên quản trị của chúng tôi không xem nội dung hoá đơn theo mặc định. Chỉ khi cần hỗ trợ kỹ thuật hoặc theo yêu cầu pháp luật mới có truy cập, và truy cập được ghi lại.
• Sự cố: khi có sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo theo quy định pháp luật.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Bạn cũng cần giữ an toàn cho tài khoản của mình, bật các lớp bảo vệ có sẵn và dùng mật khẩu riêng.

9. Cookie

Website chỉ dùng cookie kỹ thuật cần cho đăng nhập và phiên làm việc, cùng cookie lưu lựa chọn giao diện của bạn (ví dụ chế độ sáng hoặc tối). Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo và không theo dõi bạn để quảng cáo. Bạn có thể xoá cookie trong trình duyệt. Một số tính năng có thể không hoạt động khi bạn chặn cookie kỹ thuật.

10. Trẻ em

Dịch vụ dành cho doanh nghiệp, tổ chức và người làm kế toán. Chúng tôi không hướng đến trẻ em dưới 16 tuổi và không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu bạn cho rằng một trẻ em đã cung cấp dữ liệu cho chúng tôi, hãy liên hệ để chúng tôi xoá. [chờ pháp chế xác nhận độ tuổi áp dụng]

11. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này. Ngày cập nhật gần nhất hiển thị ở đầu trang. Với thay đổi quan trọng, đặc biệt liên quan đến uỷ quyền truy cập Cổng thuế, chúng tôi thông báo qua email hoặc trong ứng dụng và xin lại sự đồng ý của bạn khi cần.

12. Liên hệ

• Email: hotro@hoadon.pro
• Đơn vị kiểm soát dữ liệu: [Tên pháp nhân và mã số thuế — chờ bổ sung]