Hướng dẫn chuyển tiếp email hoá đơn về hoadon.pro

Nhiều người bán vẫn gửi hoá đơn qua email. File đính kèm là XML, PDF hoặc ZIP. Bạn không cần tải từng file về máy. Chỉ cần đặt một quy tắc chuyển tiếp, mỗi email hoá đơn sẽ tự về hoadon.pro.

Bài này hướng dẫn từng bước cho Gmail, Outlook và hộp thư công ty. Bạn cũng sẽ biết hệ thống xử lý file ra sao và cách sửa các lỗi hay gặp.

Chuẩn bị: lấy địa chỉ nhận riêng

Mỗi mã số thuế (MST) có một địa chỉ nhận riêng, dạng <slug>@in.hoadon.pro. Bạn xem địa chỉ này trong phần cài đặt email nhận của tổ chức trên hoadon.pro.

Vài điều cần nhớ:

• Địa chỉ này khó đoán. Đừng đăng công khai.
• Một tổ chức con có thể có địa chỉ riêng. Hoá đơn của MST nào thì chuyển về địa chỉ của MST đó.
• Nếu địa chỉ bị lộ, hãy tạo địa chỉ mới trong phần cài đặt rồi cập nhật lại quy tắc chuyển tiếp.

Gmail

Gmail yêu cầu xác nhận địa chỉ nhận trước khi cho chuyển tiếp.

1. Mở Cài đặt → Xem tất cả chế độ cài đặt → thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP.
2. Chọn Thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập địa chỉ @in.hoadon.pro của bạn.
3. Gmail gửi một email xác nhận tới chính địa chỉ đó. Email này hiện trong Hộp thư của hoadon.pro.
4. Mở email xác nhận và bấm liên kết xác nhận. Bạn cần đăng nhập đúng tài khoản Gmail đó. hoadon.pro không tự bấm liên kết thay bạn.
5. Quay lại thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP. Đừng bật chuyển tiếp cho toàn bộ thư. Hãy dùng bộ lọc ở bước sau.

Tạo bộ lọc:

1. Vào thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn → Tạo bộ lọc mới.
2. Điền điều kiện. Ví dụ ô Từ là tên miền của người bán, hoặc ô Có các từ là hoá đơn điện tử. Thêm ô Có tệp đính kèm nếu cần.
3. Chọn Tạo bộ lọc → tick Chuyển tiếp tới và chọn địa chỉ hoadon.pro.
4. Lưu bộ lọc.

Gmail chuyển tiếp nguyên email, bao gồm tệp đính kèm. Bạn không phải làm gì thêm.

Outlook

Với Outlook trên web (Microsoft 365):

1. Mở Cài đặt → Thư → Quy tắc → Thêm quy tắc mới.
2. Đặt tên, ví dụ "Hoá đơn về hoadon.pro".
3. Chọn điều kiện: Từ một người gửi, hoặc Chủ đề bao gồm một cụm từ.
4. Chọn hành động Chuyển tiếp tới và nhập địa chỉ @in.hoadon.pro.
5. Lưu quy tắc.

Mẹo nhỏ: chọn Chuyển tiếp (forward), không chọn kiểu đính kèm email vào một email khác khi bạn có lựa chọn. Chuyển tiếp thường giữ tệp đính kèm ở dạng dễ đọc nhất.

Lưu ý: quản trị viên Microsoft 365 có thể chặn chuyển tiếp ra ngoài tổ chức. Khi đó email bị trả lại hoặc bị bỏ, và hoadon.pro không biết để báo bạn. Nếu thấy hiện tượng này, hãy nhờ quản trị viên mở quyền chuyển tiếp cho hộp thư kế toán, hoặc tải file lên thủ công.

Hộp thư công ty (hosting, cPanel, máy chủ riêng)

Cách làm tuỳ nhà cung cấp, nhưng ý tưởng giống nhau:

1. Tìm mục Forwarders, Chuyển tiếp hoặc Quy tắc trong trang quản trị thư.
2. Tạo quy tắc theo người gửi hoặc chủ đề, giống hai phần trên.
3. Chọn chuyển tiếp bản sao thư tới địa chỉ @in.hoadon.pro.
4. Kiểm tra rằng quy tắc giữ nguyên tệp đính kèm, không cắt bỏ hay chuyển thành liên kết.

Nếu bạn dùng hộp thư dùng chung như ketoan@congty.vn, hãy đặt quy tắc ngay trên hộp thư đó. Mọi hoá đơn gửi vào đó sẽ về hoadon.pro, bất kể ai đọc thư.

Nên lọc theo người gửi hay chủ đề?

| Cách lọc | Ưu điểm | Nhược điểm | |---|---|---| | Theo người gửi | Chính xác, ít chuyển nhầm | Phải thêm quy tắc khi có người bán mới | | Theo chủ đề | Bắt được nhiều người bán cùng lúc | Có thể chuyển cả thư quảng cáo | | Cả hai (hoặc) | Cân bằng độ phủ và độ chính xác | Cần rà lại quy tắc định kỳ |

hoadon.pro chỉ giữ lại thư có hoá đơn. Thư không phải hoá đơn không bị tính phí, nhưng bạn vẫn nên lọc gọn để Hộp thư dễ nhìn.

Gửi thử một email kiểm tra

Đừng chờ hoá đơn thật mới biết quy tắc có chạy hay không.

1. Chọn một email cũ có hoá đơn đính kèm.
2. Chuyển tiếp thủ công tới địa chỉ @in.hoadon.pro.
3. Chờ vài phút rồi mở Hộp thư trên hoadon.pro.
4. Kiểm tra email xuất hiện và hoá đơn đã được nhận diện.

Nếu hoá đơn này đã có sẵn từ dữ liệu Cục Thuế, hệ thống ghi nhận là trùng. Đó là kết quả bình thường.

Hệ thống xử lý email thế nào

hoadon.pro mở từng email và lấy các tệp đính kèm hợp lệ:

• XML: nguồn chính. Hệ thống đọc các trường như người bán, số hoá đơn, ký hiệu, mẫu số và tổng tiền.
• PDF: dùng làm bản thể hiện và để đối chiếu với XML. Với PDF chỉ là ảnh quét, hệ thống phải nhận dạng chữ (OCR). Trường hợp này tính thêm 1 credit.
• ZIP: được giải nén có giới hạn về số file và dung lượng. Mỗi XML hoặc PDF bên trong được xử lý như file riêng.

Các loại file khác (ví dụ file chạy .exe) bị loại, không được mở.

Trùng với dữ liệu Cục Thuế

Nếu bạn đã kết nối cổng thuế, cùng một hoá đơn có thể đến từ hai nguồn: Cục Thuế và email. hoadon.pro nhận ra hai bản là một hoá đơn nhờ bộ bốn trường: MST người bán, mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn.

• Hoá đơn trùng không bị tính thêm. Phí là 0 credit.
• Hệ thống đối chiếu bản email với bản Cục Thuế. Nếu cùng khoá mà tổng tiền khác nhau, hoá đơn được đánh dấu xung đột để bạn xem.
• Dữ liệu Cục Thuế là nguồn để đối chiếu. Email là nguồn bổ sung, thường kèm file PDF dễ đọc.

Email giả mạo hoặc đáng ngờ

Không phải email nào cũng nên tin. hoadon.pro kiểm tra tên miền người gửi và chữ ký DKIM của email. Email có dấu hiệu giả mạo, từ người gửi lạ hoặc kèm file bất thường sẽ bị giữ lại. Bạn thấy chúng trong Hộp thư để duyệt, chứ hệ thống không tự đưa vào sổ.

Bạn có thể bật chế độ chặt: chỉ nhận từ danh sách người gửi tin cậy, còn lại giữ chờ duyệt.

Khắc phục sự cố

• Không thấy email nào sau vài giờ: kiểm tra bộ lọc có đang bật không và địa chỉ đích có gõ đúng không.
• Gmail chưa chuyển tiếp: chắc chắn bạn đã bấm xác nhận trong email xác nhận. Chưa xác nhận thì Gmail không chuyển.
• Outlook báo lỗi khi chuyển ra ngoài: có thể quản trị viên đã chặn. Nhờ họ mở quyền hoặc dùng cách tải file lên.
• Email có hoá đơn nhưng không nhận diện: mở email trong Hộp thư, xem tệp đính kèm có phải XML, PDF hoặc ZIP không. Hoá đơn chỉ là liên kết tra cứu có thể không đủ để lấy file.
• Email quá lớn: thư vượt khoảng 25 MB bị từ chối ngay ở máy chủ nhận. Hãy nhờ người bán chia nhỏ tệp.
• Thư của một người bán không bao giờ tới: nếu người bán cấu hình SPF hoặc DKIM chưa đúng, thư có thể bị chặn trước khi tới hoadon.pro. Khi đó dữ liệu Cục Thuế vẫn là nguồn để lấy hoá đơn.
• Địa chỉ bị trả lỗi "không tồn tại": địa chỉ đã bị đổi hoặc khoá. Lấy địa chỉ mới trong cài đặt.
• Một email nhiều hoá đơn: cho phép, hệ thống tách từng hoá đơn.

Vẫn chưa được? Gửi email tới hotro@hoadon.pro kèm thời gian gửi và người gửi. Đừng gửi mật khẩu hay thông tin đăng nhập qua email.