Thời điểm xuất hoá đơn theo Nghị định 254/2026: bảng tra nhanh

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2026): bán hàng hoá lập hoá đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; cung cấp dịch vụ lập tại thời điểm hoàn thành, hoặc tại thời điểm thu tiền nếu thu trước (trừ tiền đặt cọc, tạm ứng bảo đảm hợp đồng). Một số ngành có quy tắc riêng như xây dựng, xăng dầu, hàng không, viễn thông, xuất khẩu. Bảng tra nhanh ở dưới.

Bài viết tóm tắt để tra cứu nhanh, không phải tư vấn pháp lý. Với hợp đồng phức tạp, đọc toàn văn Điều 9 và hỏi cơ quan thuế quản lý.

Bảng tra nhanh thời điểm lập hoá đơn

Trường hợp	Thời điểm lập hoá đơn
Bán hàng hoá	Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền
Cung cấp dịch vụ	Hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền
Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp	Thời điểm thu tiền (trừ đặt cọc, tạm ứng bảo đảm thực hiện hợp đồng)
Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ	Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao có giá trị tương ứng
Xây dựng, lắp đặt	Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền
Bán lẻ xăng dầu	Kết thúc từng lần bán
Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý	Theo đối soát dữ liệu với đại lý, chậm nhất ngày 10 tháng sau
Viễn thông, công nghệ thông tin cần đối soát dữ liệu	Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh
Xuất khẩu hàng hoá	Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoá được thông quan
Vé máy bay bán qua website, thương mại điện tử	Chậm nhất không quá 5 ngày

Bảng tóm tắt các khoản chính của Điều 9; điều này còn quy định nhiều trường hợp đặc thù khác. Tra toàn văn khi ngành của bạn không có trong bảng.

Ví dụ minh hoạ

Bán hàng giao ngay, trả chậm: công ty A giao 100 thùng hàng ngày 05/10, khách thanh toán 30 ngày sau. Hoá đơn lập ngày 05/10, ngày chuyển giao hàng hoá.

Dịch vụ thu tiền trước: công ty B thu trước 100% phí tư vấn 12 tháng ngày 01/10. Hoá đơn lập ngày 01/10, thời điểm thu tiền.

Đặt cọc: công ty C nhận tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ. Khoản đặt cọc này không thuộc trường hợp lập hoá đơn tại thời điểm thu.

Xây dựng: nhà thầu D nghiệm thu khối lượng đợt 1 ngày 20/10. Hoá đơn lập theo khối lượng nghiệm thu, ngày 20/10, dù chủ đầu tư chưa thanh toán.

Thời điểm lập, thời điểm ký, thời điểm cấp mã

Điều 10 Nghị định 254 yêu cầu hoá đơn thể hiện cả thời điểm lập và thời điểm ký số. Ba mốc này có thể khác nhau:

• Thời điểm lập: theo quy tắc Điều 9 ở trên.
• Thời điểm ký số: khi người bán ký hoá đơn.
• Thời điểm cấp mã: với hoá đơn có mã, khi hệ thống của cơ quan thuế cấp mã.

Khi đối chiếu, dùng ngày lập để xác định kỳ và để so với trạng thái người bán, xem kiểm tra người bán theo ngày lập.

Bên mua cần lưu ý gì?

• Ngày lập lệch xa ngày giao hàng: hoá đơn lập trước khi giao hàng vài tháng, hoặc lập sau khi dịch vụ hoàn thành rất lâu, là dấu hiệu cần hỏi người bán và lưu giải trình.
• Kỳ kê khai: hoá đơn lập tháng nào thì thuộc kỳ của tháng đó với người bán. Bên mua kê khai khấu trừ theo quy định về kỳ phát sinh, xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hoá đơn nhận muộn: hoá đơn lập cuối tháng nhưng đến tay bạn đầu tháng sau. Đối chiếu danh sách trên cổng thuế trước khi chốt kỳ, xem cách tra cứu hoá đơn đầu vào.
• Mua hàng bán lẻ: nhiều nhà bán lẻ chỉ cho khai báo thông tin xuất hoá đơn trong thời gian ngắn sau khi mua. Xem cách lấy hoá đơn VAT từ nhà cung cấp phổ biến.

Lập hoá đơn sai thời điểm thì sao?

Lập hoá đơn không đúng thời điểm là vi phạm về hoá đơn của người bán và có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hoá đơn. Với bên mua, rủi ro là kỳ kê khai lệch và phải giải trình. Hoá đơn sai ngày đã gửi người mua được xử lý theo quy định về hoá đơn có sai sót, xem hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Lưu ngày lập, ngày ký và trạng thái của từng hoá đơn đầu vào; lọc theo kỳ kê khai khi xuất bảng kê mua vào.
• Đối chiếu trạng thái người bán theo ngày lập khi nguồn có dữ liệu lịch sử. Xem hoá đơn đầu vào.
• Đồng bộ định kỳ từ Cục Thuế nên hoá đơn lập cuối tháng không bị sót khi chốt kỳ.

hoadon.pro không phát hành hoá đơn, nên không quyết định thời điểm lập thay người bán. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Hàng hoá: lập khi chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng. Dịch vụ: khi hoàn thành, hoặc khi thu tiền trước (trừ đặt cọc). Giao nhiều lần: mỗi lần giao. Xây dựng: khi nghiệm thu bàn giao. Xăng dầu, hàng không, viễn thông, xuất khẩu có quy tắc riêng. Bên mua dùng ngày lập để xác định kỳ và kiểm tra người bán.