Đối chiếu công nợ nhà cung cấp là so sánh số phải trả trên sổ của bạn với số phải thu trên sổ của nhà cung cấp tại cùng một ngày, giải thích từng khoản chênh lệch rồi hai bên ký biên bản xác nhận. Cốt lõi của việc này là hoá đơn đầu vào: phần lớn chênh lệch đến từ hoá đơn chưa nhận, ghi trùng hoặc hoá đơn điều chỉnh chưa xử lý.
Vì sao phải đối chiếu công nợ?
- Số dư phải trả trên báo cáo tài chính đúng; kiểm toán thường gửi thư xác nhận cho nhà cung cấp lớn.
- Phát hiện hoá đơn sót, hoá đơn trùng trước khi kê khai thuế.
- Tránh thanh toán thừa hoặc thanh toán hai lần.
- Có bằng chứng giao dịch thật, hữu ích khi giải trình với cơ quan thuế.
Quy trình 6 bước
1. Chốt ngày đối chiếu
Thống nhất với nhà cung cấp một ngày cắt sổ, ví dụ cuối tháng hoặc cuối năm.
2. Rà danh sách hoá đơn đầu vào trước khi chốt
Đối chiếu danh sách hoá đơn mua vào từ người bán đó trên cổng hoá đơn điện tử với sổ chi tiết công nợ. Tìm:
- Hoá đơn có trên cổng nhưng chưa ghi sổ.
- Hoá đơn ghi sổ hai lần.
- Hoá đơn đã bị thay thế mà vẫn ghi bản cũ, xem hoá đơn điều chỉnh và thay thế.
3. Lập bảng kê chi tiết
Liệt kê số dư đầu kỳ, hoá đơn phát sinh, thanh toán, hàng trả lại, chiết khấu, số dư cuối kỳ. Mỗi hoá đơn ghi ký hiệu, số, ngày, số tiền. Có thể dùng chung dữ liệu với bảng kê hoá đơn mua vào.
4. Gửi nhà cung cấp
Gửi bảng kê và biên bản đối chiếu, đề nghị phản hồi trong thời hạn cụ thể.
5. Giải thích chênh lệch
Đối chiếu từng dòng với bảng kê của nhà cung cấp. Mỗi khoản lệch phải có nguyên nhân và hướng xử lý.
6. Ký biên bản và điều chỉnh
Hai bên ký xác nhận số dư. Khoản nào cần điều chỉnh sổ, cần hoá đơn điều chỉnh hay cần thanh toán thêm thì giao người phụ trách và hạn xử lý.
Nguyên nhân chênh lệch và cách xử lý
| Nguyên nhân | Dấu hiệu | Xử lý |
|---|---|---|
| Hoá đơn chưa nhận | Nhà cung cấp ghi phải thu, bạn chưa có | Tra cổng thuế, yêu cầu gửi XML |
| Hoá đơn ghi trùng | Bạn ghi phải trả lớn hơn | Bỏ trùng theo MST + ký hiệu + số |
| Thanh toán trên đường | Bạn đã chuyển, họ chưa nhận | Ghi chú, đối chiếu sao kê |
| Hàng trả lại chưa có hoá đơn điều chỉnh | Bạn đã giảm, họ chưa | Đề nghị lập hoá đơn điều chỉnh |
| Chiết khấu thương mại | Lệch số nhỏ, định kỳ | Thống nhất cách ghi, hoá đơn điều chỉnh |
| Tỷ giá | Hợp đồng ngoại tệ | Thống nhất tỷ giá ghi sổ |
| Hoá đơn sai MST người mua | Hoá đơn ghi cho công ty khác trong nhóm | Xử lý theo hoá đơn sai thông tin |
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ (gợi ý)
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Ngày đối chiếu: … tháng … năm …
Bên A (bên mua): tên, địa chỉ, MST, người đại diện.
Bên B (bên bán): tên, địa chỉ, MST, người đại diện.
Hai bên thống nhất số liệu công nợ từ ngày … đến ngày …:
Số dư đầu kỳ: … đồng. Phát sinh tăng (hoá đơn): … đồng. Đã thanh toán: … đồng. Giảm trừ (trả hàng, chiết khấu): … đồng.
Số dư cuối kỳ bên A còn phải trả bên B: … đồng (bằng chữ: …).
Kèm theo bảng kê chi tiết hoá đơn và chứng từ thanh toán.
Đại diện bên A (ký) – Đại diện bên B (ký)
Không có biểu mẫu bắt buộc; nội dung trên là gợi ý thực hành.
Đối chiếu công nợ khi người bán có cảnh báo rủi ro
Nếu người bán chuyển sang trạng thái ngừng hoạt động, tạm ngừng hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, đối chiếu công nợ trở thành bằng chứng quan trọng. Rà lại hoá đơn của người bán theo ngày lập, bổ sung hồ sơ giao dịch và thanh toán. Xem tra cứu tình trạng hoạt động doanh nghiệp và doanh nghiệp rủi ro về thuế.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
- Danh sách hoá đơn đầu vào đã bỏ trùng, gom từ Cục Thuế và email; lọc theo người bán và khoảng ngày, xuất Excel để làm bảng kê đối chiếu. Xem hoá đơn đầu vào.
- Danh mục người bán tự dựng từ hoá đơn, kèm tình trạng thuế.
- Chuỗi hoá đơn thay thế, điều chỉnh được dựng lại để bạn không ghi nhầm bản cũ.
hoadon.pro không quản lý sổ công nợ, thanh toán hay lập biên bản; phần đó nằm trong phần mềm kế toán của bạn. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.
Tóm tắt
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp: chốt ngày, rà hoá đơn trên cổng thuế với sổ, lập bảng kê, gửi nhà cung cấp, giải thích chênh lệch, ký biên bản. Phần lớn chênh lệch đến từ hoá đơn sót, trùng hoặc điều chỉnh chưa xử lý, nên làm sạch danh sách hoá đơn đầu vào trước khi đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp là gì?
Là việc so sánh số dư phải trả cho một nhà cung cấp trên sổ sách của bạn với số phải thu trên sổ của nhà cung cấp tại cùng một thời điểm, giải thích chênh lệch và hai bên xác nhận bằng biên bản.
Bao lâu nên đối chiếu công nợ một lần?
Ít nhất cuối mỗi năm tài chính để phục vụ báo cáo tài chính và kiểm toán. Với nhà cung cấp lớn hoặc giao dịch thường xuyên, nên đối chiếu hằng tháng hoặc hằng quý.
Chênh lệch công nợ thường do đâu?
Hay gặp nhất là hoá đơn chưa nhận hoặc chưa ghi sổ, hoá đơn ghi trùng, thanh toán đang trên đường, hàng trả lại hoặc chiết khấu chưa có hoá đơn điều chỉnh, và khác biệt tỷ giá.
Bài viết liên quan
Cách tra cứu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử Cục Thuế
Hướng dẫn tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp trên hoadondientu.gdt.gov.vn: tra một hoá đơn không cần đăng nhập, tra danh sách hoá đơn mua vào và đọc kết quả.
Hoá đơn đầu vào là gì? Quy trình quản lý từ A đến Z cho kế toán
Hoá đơn đầu vào là gì, đến từ đâu, cần kiểm tra những gì trước khi hạch toán và lưu trữ thế nào theo Nghị định 254/2026. Kèm quy trình 6 bước và checklist.
Nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin: sai tên, địa chỉ, MST xử lý sao?
Bên mua nhận hoá đơn đầu vào sai tên, sai địa chỉ, sai MST hoặc sai số tiền: lỗi nào chỉ cần thông báo, lỗi nào phải điều chỉnh, thay thế theo Thông tư 91/2026.
