Để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ cần: hoá đơn GTGT hợp pháp (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên, giá đã có thuế), và hàng hoá, dịch vụ phải dùng cho hoạt động chịu thuế GTGT. Căn cứ chính là Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (hiệu lực 01/07/2025) và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Bài viết tóm tắt quy định để kế toán dễ tra cứu, không phải tư vấn thuế. Với trường hợp cụ thể, đối chiếu văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc chuyên gia có thẩm quyền.
Căn cứ pháp lý
| Văn bản | Nội dung liên quan |
|---|---|
| Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 (26/11/2024, hiệu lực 01/07/2025) | Điều 14: nguyên tắc và điều kiện khấu trừ |
| Nghị định 181/2025/NĐ-CP | Quy định chi tiết, trong đó có ngưỡng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Hoá đơn hợp pháp, sử dụng hoá đơn không hợp pháp (từ 01/07/2026) |
3 nhóm điều kiện khấu trừ
1. Có hoá đơn hoặc chứng từ nộp thuế
Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024, cần có một trong các chứng từ:
- Hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ.
- Chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (xem tra cứu tờ khai hải quan và thuế GTGT hàng nhập khẩu).
- Chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
Hoá đơn phải là hoá đơn GTGT. Hoá đơn bán hàng (của người bán theo phương pháp trực tiếp) không có thuế GTGT để khấu trừ. Phân biệt chi tiết ở bài hoá đơn đỏ, hoá đơn VAT là gì.
Hoá đơn cũng phải hợp pháp và được sử dụng hợp pháp. Nghị định 254/2026 liệt kê các trường hợp sử dụng hoá đơn không hợp pháp, gồm cả hoá đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định người bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Đây là lý do kiểm tra người bán theo ngày lập gắn trực tiếp với khấu trừ thuế.
2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Luật yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hoá, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Nghị định 181/2025/NĐ-CP áp dụng yêu cầu này cho hàng hoá, dịch vụ mua vào (kể cả nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên, theo giá đã có thuế GTGT.
Điểm thực hành:
- Thanh toán từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
- Lưu sao kê, uỷ nhiệm chi, hợp đồng có điều khoản thanh toán.
- Với hàng mua trả chậm, khi đến hạn thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt; nếu không, cần điều chỉnh số thuế đã khấu trừ theo hướng dẫn hiện hành.
- Không chia nhỏ hoá đơn để né ngưỡng. Việc này dễ bị xem xét khi kiểm tra.
Các hình thức đặc thù như bù trừ công nợ, thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba có hướng dẫn riêng; đọc văn bản gốc trước khi áp dụng.
3. Điều kiện bổ sung cho hàng xuất khẩu
Ngoài hai điều kiện trên, hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu cần: hợp đồng với bên nước ngoài; hoá đơn bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ; chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; tờ khai hải quan với hàng hoá xuất khẩu; phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm (nếu có). Xuất khẩu qua sàn thương mại điện tử nước ngoài và trường hợp đặc thù khác theo quy định của Chính phủ.
Nguyên tắc khấu trừ cần nhớ
Theo khoản 1 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024:
- Khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế: chỉ khấu trừ phần dùng cho hoạt động chịu thuế; hạch toán riêng, không hạch toán riêng được thì phân bổ theo tỷ lệ doanh thu.
- Thuế đầu vào phát sinh trong tháng, quý nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng, quý đó; chưa khấu trừ hết thì chuyển kỳ sau.
- Thuế đầu vào không được khấu trừ được tính vào chi phí tính thuế TNDN hoặc nguyên giá tài sản cố định, trừ phần thuế của hàng hoá, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Checklist trước khi kê khai khấu trừ
| # | Câu hỏi | Nếu "không" |
|---|---|---|
| 1 | Là hoá đơn GTGT (hoặc chứng từ nộp thuế nhập khẩu)? | Không có thuế để khấu trừ |
| 2 | Hoá đơn tồn tại trên hệ thống thuế, nội dung đúng? | Yêu cầu người bán xử lý, xem kiểm tra hoá đơn điện tử |
| 3 | Thông tin người mua đúng? | Xem nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin |
| 4 | Người bán không ở trạng thái rủi ro tại ngày lập? | Bổ sung hồ sơ, người có thẩm quyền quyết định |
| 5 | Từ 5 triệu trở lên đã có chứng từ không dùng tiền mặt? | Chưa đủ điều kiện khấu trừ |
| 6 | Dùng cho hoạt động chịu thuế GTGT? | Phân bổ hoặc không khấu trừ |
| 7 | Không trùng với hoá đơn đã kê khai? | Loại bản trùng |
Các bước này nằm trong quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào 10 bước. Số liệu cuối cùng được tổng hợp vào bảng kê hoá đơn mua vào và tờ khai GTGT.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
- Kiểm tra trước các điều kiện "về hoá đơn": tồn tại trên Cục Thuế, số học, trùng lặp, trạng thái người bán theo ngày lập (khi nguồn có dữ liệu lịch sử). Xem hoá đơn đầu vào.
- Báo cáo bảng kê mua vào và số liệu gợi ý cho tờ khai 01/GTGT.
hoadon.pro không kiểm tra chứng từ thanh toán và không kết luận một hoá đơn đủ điều kiện khấu trừ. Đó là phần việc của kế toán dựa trên hồ sơ. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.
Tóm tắt
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào cần hoá đơn GTGT hợp pháp (hoặc chứng từ nộp thuế nhập khẩu), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên, và dùng cho hoạt động chịu thuế. Hàng xuất khẩu có thêm điều kiện về hợp đồng, tờ khai, vận chuyển. Kiểm tra người bán theo ngày lập vì hoá đơn sử dụng không hợp pháp không phải căn cứ khấu trừ.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024, cần có hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ (hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế thay cho phía nước ngoài) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Hàng xuất khẩu có thêm điều kiện về hợp đồng, tờ khai hải quan, chứng từ vận chuyển.
Mua hàng dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có được khấu trừ không?
Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT). Tuy vậy, việc cố ý chia nhỏ hoá đơn để né ngưỡng có thể bị xem xét. Hãy đọc văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế với trường hợp cụ thể.
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ có tính vào chi phí được không?
Luật Thuế GTGT 2024 cho phép tính số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ vào chi phí tính thuế TNDN hoặc nguyên giá tài sản cố định theo pháp luật thuế TNDN, trừ số thuế của hàng hoá, dịch vụ mua vào không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Chính phủ.
Người bán ngừng hoạt động thì có bị ảnh hưởng đến khấu trừ không?
Có thể. Nếu hoá đơn thuộc trường hợp sử dụng hoá đơn không hợp pháp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ví dụ hoá đơn có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định người bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, thì cơ sở để khấu trừ bị ảnh hưởng. Cần kiểm tra trạng thái người bán theo ngày lập.
Bài viết liên quan
Bảng kê hoá đơn mua vào: mẫu Excel, cách lập và đối chiếu
Bảng kê hoá đơn mua vào dùng để làm gì khi không còn phải nộp kèm tờ khai, mẫu cột Excel gợi ý, cách lập từ dữ liệu cổng thuế và đối chiếu với tờ khai GTGT.
Phần mềm HTKK: tải bản mới nhất, cài đặt và lập tờ khai thuế
Phần mềm HTKK hỗ trợ kê khai thuế của Cục Thuế: tải phiên bản mới nhất ở đâu, cách cài, lập tờ khai 01/GTGT, kết xuất XML, nộp qua Thuế điện tử và xử lý lỗi thường gặp.
Tra cứu nợ thuế doanh nghiệp và cá nhân: 3 cách chính thức
Cách tra cứu nợ thuế doanh nghiệp trên Thuế điện tử, tra cứu nợ thuế cá nhân trên eTax Mobile và nợ thuế hải quan trên customs.gov.vn. Đọc kết quả, xử lý chênh lệch.
