Tải hoá đơn điện tử hàng loạt nghĩa là lấy về toàn bộ hoá đơn mua vào (và bán ra) của một hoặc nhiều MST trong một khoảng thời gian, gồm file XML gốc, bản thể hiện và danh sách Excel. Có ba cách: làm thủ công trên cổng Cục Thuế, dùng công cụ tải trên máy tính, hoặc dùng phần mềm đồng bộ tự động trên mây. Chọn cách nào phụ thuộc vào số hoá đơn, số MST và yêu cầu bảo mật.
Vì sao cần tải hoá đơn về?
- Lưu file XML gốc theo yêu cầu lưu trữ hoá đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu (Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Nhập liệu vào phần mềm kế toán.
- Đối chiếu với email người bán để phát hiện hoá đơn bị sót.
- Lập bảng kê hoá đơn mua vào cuối kỳ.
Cách 1. Thủ công trên cổng hoá đơn điện tử
- Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn.
- Vào Tra cứu → Tra cứu hoá đơn, chọn thẻ mua vào hoặc bán ra.
- Chọn khoảng ngày lập, bấm Tìm kiếm.
- Bấm Xuất Excel để tải danh sách.
- Với từng hoá đơn, mở chi tiết và chọn tải XML.
Các bước chi tiết có ở bài cách tra cứu hoá đơn đầu vào. Lưu ý hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nằm ở thẻ riêng.
Phù hợp khi: một MST, vài chục hoá đơn mỗi tháng. Hạn chế: tải XML từng hoá đơn tốn thời gian; dễ sót khi danh sách dài; không có bản thể hiện PDF của người bán.
Cách 2. Công cụ tải trên máy tính
Một số đơn vị phát hành công cụ chạy trên Windows hoặc tiện ích trình duyệt: bạn nhập tài khoản cổng thuế, chọn khoảng ngày, công cụ tự tải XML và xuất Excel. Có công cụ miễn phí, có công cụ thu phí theo năm.
Phù hợp khi: cần tải nhanh định kỳ, một người làm trên một máy.
Trước khi dùng, hỏi năm câu:
| Câu hỏi | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Mật khẩu cổng thuế được lưu ở đâu? | Đây là tài khoản xem toàn bộ hoá đơn của doanh nghiệp |
| File cài đặt tải từ đâu, có chữ ký số của nhà phát hành không? | File thực thi không rõ nguồn là rủi ro mã độc |
| Dữ liệu có gửi về máy chủ của bên thứ ba không? | Ảnh hưởng đến bảo mật thông tin khách hàng |
| Có tải được hoá đơn máy tính tiền và hoá đơn bán ra không? | Tránh sót loại hoá đơn |
| Ai cập nhật khi cổng thay đổi giao diện? | Công cụ có thể ngừng hoạt động sau mỗi lần cổng đổi |
Cách 3. Đồng bộ tự động trên mây
Phần mềm quản lý hoá đơn đầu vào kết nối với cổng thuế, tự đồng bộ theo lịch, lưu XML, gom thêm hoá đơn từ email và kiểm tra luôn. Bạn không cần tải về máy, nhưng vẫn xuất được khi cần.
Phù hợp khi: nhiều MST, nhiều người cùng làm, cần đối chiếu email và cổng thuế. Cân nhắc: chi phí theo số hoá đơn; cần đánh giá chính sách bảo mật của nhà cung cấp.
So sánh các phần mềm cùng nhóm có ở bài phần mềm quản lý hoá đơn đầu vào.
So sánh nhanh ba cách
| Tiêu chí | Thủ công trên cổng | Công cụ trên máy | Đồng bộ trên mây |
|---|---|---|---|
| Chi phí | 0đ | 0đ hoặc phí năm | Theo số hoá đơn |
| Thời gian mỗi kỳ | Cao | Thấp | Rất thấp |
| Nhiều MST | Khó | Tuỳ công cụ | Thường có |
| Gom hoá đơn từ email | Không | Hiếm | Thường có |
| Kiểm tra người bán | Làm riêng | Tuỳ công cụ | Thường có |
| Rủi ro chính | Sót, nhầm | Bảo mật máy, ngừng cập nhật | Phụ thuộc nhà cung cấp |
Tổ chức file sau khi tải
2026/
0312345678_CongTyA/
10/
XML/0101234567_C26TAA_0001203.xml
PDF/0101234567_C26TAA_0001203.pdf
danh-sach-mua-vao-2026-10.xlsx
Ba nguyên tắc:
- Tên file theo khoá định danh: MST người bán, ký hiệu, số hoá đơn. Tránh tên file "hoadon (3).xml".
- Không sửa nội dung XML. Sửa một ký tự là chữ ký số không còn khớp.
- Sao lưu ở nơi thứ hai, có phân quyền truy cập.
Muốn mở và đọc file vừa tải, xem bài file XML hoá đơn điện tử là gì.
Văn phòng kế toán: nhân theo số MST
Với 30 MST, mỗi tháng là 30 lần đăng nhập, chọn ngày, tải. Thêm việc mật khẩu khách hàng thay đổi mà không báo. Văn phòng kế toán nên chọn giải pháp có lịch đồng bộ, cảnh báo sai mật khẩu và phân quyền theo MST. Xem quản lý hoá đơn cho nhiều mã số thuế.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
- Đồng bộ hoá đơn mua vào và bán ra từ Cục Thuế theo lịch (gói trả phí khoảng 2 giờ một lần, gói Free mỗi ngày), kéo lại một khoảng ngày khi cần. Xem kết nối Cơ quan Thuế.
- Gom thêm hoá đơn từ email qua hộp thư riêng của MST; bỏ trùng với dữ liệu cổng thuế.
- Tải một lần là lưu cả XML, file đính kèm và lịch sử thay đổi trạng thái; xuất bảng kê Excel khi cần.
- Mật khẩu cổng thuế được mã hoá khi lưu; kết nối dừng thử lại khi sai mật khẩu để tránh khoá tài khoản. Xem bảo mật.
Giới hạn: PDF hoặc ảnh độc lập không kèm XML chưa được tự trích dữ liệu. Hoá đơn đồng bộ lại hoặc trùng không tính thêm credit.
Tóm tắt
Tải hoá đơn điện tử hàng loạt có ba cách: thủ công trên cổng (miễn phí, chậm), công cụ trên máy (nhanh, cần đánh giá bảo mật), đồng bộ trên mây (tự động, có phí). Dù chọn cách nào, giữ XML gốc, đặt tên file theo khoá định danh và sao lưu. Quy trình đầy đủ ở bài hoá đơn đầu vào là gì.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Có tải được tất cả file XML hoá đơn đầu vào cùng lúc trên cổng Cục Thuế không?
Trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, bạn xuất được danh sách hoá đơn ra Excel và tải XML theo từng hoá đơn. Muốn tải hàng loạt XML, kế toán thường dùng công cụ bên thứ ba hoặc phần mềm đồng bộ tự động.
Tải hoá đơn hàng loạt bằng công cụ bên ngoài có an toàn không?
Phụ thuộc vào công cụ. Bạn phải nhập tài khoản cổng thuế của doanh nghiệp, nên cần biết công cụ lưu mật khẩu ở đâu, có mã hoá không, ai truy cập được, file cài đặt có nguồn gốc rõ ràng và được ký số không.
Nên lưu hoá đơn tải về theo cấu trúc nào?
Một cách đơn giản là theo MST công ty, năm, tháng, rồi đặt tên file theo MST người bán, ký hiệu và số hoá đơn. Luôn giữ XML gốc; PDF hay Excel chỉ để xem và đối chiếu.
Bài viết liên quan
Cách tra cứu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử Cục Thuế
Hướng dẫn tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp trên hoadondientu.gdt.gov.vn: tra một hoá đơn không cần đăng nhập, tra danh sách hoá đơn mua vào và đọc kết quả.
Hoá đơn đầu vào là gì? Quy trình quản lý từ A đến Z cho kế toán
Hoá đơn đầu vào là gì, đến từ đâu, cần kiểm tra những gì trước khi hạch toán và lưu trữ thế nào theo Nghị định 254/2026. Kèm quy trình 6 bước và checklist.
Đối chiếu công nợ nhà cung cấp: quy trình, mẫu biên bản và lỗi hay gặp
Cách đối chiếu công nợ phải trả nhà cung cấp với hoá đơn đầu vào: quy trình 6 bước, mẫu biên bản đối chiếu công nợ, nguyên nhân chênh lệch thường gặp và cách xử lý.
