Hoá đơn điều chỉnh và hoá đơn thay thế: khác nhau, khi nào dùng

Hoá đơn điều chỉnh ghi phần chênh lệch so với hoá đơn gốc (tăng ghi dương, giảm ghi âm); hoá đơn thay thế ghi lại toàn bộ nội dung đúng và thay hoàn toàn hoá đơn gốc. Cả hai dùng khi hoá đơn đã gửi người mua bị sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá, sau khi hai bên lập văn bản thoả thuận. Căn cứ là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026.

Bài viết tóm tắt quy định, không phải tư vấn pháp lý. Đọc văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế với trường hợp đặc thù.

So sánh nhanh

	Hoá đơn điều chỉnh	Hoá đơn thay thế
Nội dung	Chỉ phần chênh lệch	Toàn bộ nội dung đúng
Hoá đơn gốc	Vẫn còn, cộng với điều chỉnh	Bị thay thế
Dòng ghi bắt buộc	"Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…"	"Thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…"
Dấu số tiền	Tăng ghi dương, giảm ghi âm	Dương như hoá đơn thường
Bắt buộc dùng khi	Không có trường hợp bắt buộc riêng	Hoá đơn máy tính tiền; tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng
Lần xử lý tiếp theo	Phải tiếp tục dùng hình thức điều chỉnh	Phải tiếp tục dùng hình thức thay thế

Dòng cuối là điểm hay bị bỏ qua: khoản 6 Điều 10 Thông tư 91 yêu cầu nếu hoá đơn đã điều chỉnh hoặc thay thế mà tiếp tục sai, lần sau người bán xử lý theo đúng hình thức đã áp dụng lần đầu.

Khi nào dùng điều chỉnh, thay thế, khi nào chỉ thông báo?

Sai ở đâu	Cách xử lý
Tên, địa chỉ người mua; số tiền bằng chữ… nhưng không sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá	Thông báo người mua, gửi CQT Mẫu 04/SS-HĐĐT, không lập lại
MST người bán, người mua	Điều chỉnh hoặc thay thế
Hàng hoá, quy cách, chất lượng	Điều chỉnh hoặc thay thế
Số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế	Điều chỉnh hoặc thay thế
Hoá đơn máy tính tiền, tài sản phải đăng ký	Thay thế
Trả lại hàng	Người bán lập hoá đơn điều chỉnh (trừ khi thoả thuận người mua lập)
Chiết khấu thương mại, giảm giá sau khi đã lập hoá đơn	Hoá đơn điều chỉnh theo hướng dẫn

Nếu nhiều hoá đơn sai cùng một người mua trong cùng tháng, người bán có thể lập một hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hoá đơn, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Quy trình lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế

1. Phát hiện sai: người bán, người mua hoặc cơ quan thuế (thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT) phát hiện.
2. Lập văn bản thoả thuận giữa người bán và người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua.
3. Người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, ghi dòng tham chiếu đến hoá đơn gốc, ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (với hoá đơn có mã) và gửi người mua.
4. Bên mua kiểm tra và lưu cả chuỗi hồ sơ.

Mẫu văn bản thoả thuận điều chỉnh hoá đơn (gợi ý)

Không có biểu mẫu bắt buộc cho văn bản thoả thuận. Nội dung gợi ý:

BIÊN BẢN THOẢ THUẬN ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN (hoặc: THAY THẾ HOÁ ĐƠN)

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, chúng tôi gồm:

Bên bán: tên, địa chỉ, MST, người đại diện, chức vụ.

Bên mua: tên, địa chỉ, MST, người đại diện, chức vụ.

Hai bên thống nhất hoá đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … có sai sót như sau:

Nội dung đã ghi: …

Nội dung đúng: …

Lý do: …

Hai bên thống nhất bên bán lập hoá đơn điều chỉnh (thay thế) cho hoá đơn nêu trên theo quy định.

Đại diện bên bán (ký) – Đại diện bên mua (ký)

Văn bản có thể lập dạng điện tử và ký số. Lưu cùng hoá đơn gốc và hoá đơn mới.

Kê khai thuế với hoá đơn điều chỉnh

Thông tư 91/2026 hướng dẫn với các trường hợp như trả lại hàng, chiết khấu: người bán kê khai vào kỳ lập hoá đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh. Với các trường hợp sai sót khác, kỳ kê khai có thể khác; đọc văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế khi số tiền lớn.

Trong bảng kê hoá đơn mua vào, ghi hoá đơn điều chỉnh thành dòng riêng (giảm ghi âm); với hoá đơn thay thế, chỉ ghi hoá đơn thay thế và ghi chú số hoá đơn bị thay thế.

Lưu ý cho bên mua

• Đừng dùng nhầm hoá đơn đã bị thay thế. Khi tra cứu trên cổng thuế, xem trạng thái hoá đơn gốc. Xem cách tra cứu hoá đơn đầu vào.
• Kiểm tra hoá đơn mới như hoá đơn thường: tồn tại trên hệ thống, số học, người bán, xem kiểm tra hoá đơn điện tử.
• Lưu đủ chuỗi: hoá đơn gốc, văn bản thoả thuận, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Góc nhìn của bên mua khi phát hiện lỗi có ở bài nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin.

hoadon.pro hỗ trợ phần nào?

• Dựng lại chuỗi hoá đơn liên quan (bị huỷ, thay thế, điều chỉnh) để bạn không bỏ sót hoá đơn đã bị thay thế. Lịch sử hiển thị trên trang chi tiết. Xem hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra.
• Hoá đơn gốc đổi trạng thái không tính thêm credit; hoá đơn điều chỉnh, thay thế là hoá đơn mới nên tính 1 credit khi nhận lần đầu.

hoadon.pro không phát hành hoá đơn điều chỉnh, thay thế. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.

Tóm tắt

Điều chỉnh ghi chênh lệch, thay thế ghi lại toàn bộ. Sai tên, địa chỉ chỉ cần Mẫu 04/SS-HĐĐT. Sai MST, tiền, thuế, hàng hoá cần văn bản thoả thuận rồi điều chỉnh hoặc thay thế. Hoá đơn máy tính tiền và tài sản phải đăng ký thì thay thế. Lần sau xử lý theo hình thức lần đầu.