Quản lý hoá đơn nhiều mã số thuế là bài toán của ba nhóm: tập đoàn có nhiều công ty con, doanh nghiệp có chi nhánh kê khai riêng và văn phòng kế toán dịch vụ. Điểm chung: mỗi MST có tài khoản cổng thuế, lịch kê khai, người bán và hộp thư riêng, nhưng người quản lý cần nhìn toàn cảnh. Cách làm bền vững là tách dữ liệu theo MST, gom hiển thị ở một nơi, phân quyền theo người phụ trách.
Ba mô hình thường gặp
| Mô hình | Ví dụ | Thách thức chính |
|---|---|---|
| Công ty mẹ – công ty con | Nhóm 5 công ty cùng chủ sở hữu | Báo cáo hợp nhất, chia sẻ chi phí công cụ |
| Công ty có chi nhánh MST riêng | Trụ sở Hà Nội, chi nhánh TP.HCM, Đà Nẵng | Người bán ghi nhầm MST, phân bổ chi phí |
| Kế toán dịch vụ | Văn phòng phụ trách 30 khách | Phân quyền nhân viên, khách ra vào thường xuyên |
Văn phòng kế toán dịch vụ có thêm nhiều yêu cầu riêng về giá và quy trình, xem phần mềm cho kế toán dịch vụ.
Nguyên tắc 1: tách dữ liệu theo MST
- Mỗi hoá đơn thuộc đúng một MST người mua. Đừng gộp hoá đơn của chi nhánh vào công ty mẹ chỉ vì cùng tên thương mại.
- Đơn vị phụ thuộc kê khai riêng thường có MST dạng 10 số kèm 3 số đuôi. Kiểm tra MST người mua trên hoá đơn khớp đúng đơn vị nhận hàng.
- Người bán ghi nhầm MST là lỗi phải điều chỉnh hoặc thay thế, xem nhận hoá đơn đầu vào sai thông tin.
Nguyên tắc 2: mỗi MST một kênh nhận
Cổng thuế
Mỗi MST có tài khoản riêng trên hoadondientu.gdt.gov.vn. Lập danh sách tài khoản, người giữ, ngày đổi mật khẩu gần nhất; không lưu mật khẩu trong file dùng chung. Cách tra cứu và tải ở bài cách tra cứu hoá đơn đầu vào và tải hoá đơn điện tử hàng loạt.
Một địa chỉ nhận hoá đơn riêng cho mỗi MST, ví dụ thông qua quy tắc chuyển tiếp. Hướng dẫn ở bài chuyển tiếp email hoá đơn. Tránh địa chỉ dễ đoán theo MST vì dễ bị gửi thư giả mạo.
Nguyên tắc 3: phân quyền theo người phụ trách
| Vai trò | Thấy gì | Làm gì |
|---|---|---|
| Kế toán trưởng tập đoàn | Tất cả MST | Duyệt ngoại lệ, xem báo cáo hợp nhất |
| Kế toán chi nhánh | MST chi nhánh | Kiểm tra, hạch toán |
| Nhân viên văn phòng kế toán | MST được giao | Kiểm tra, xuất bảng kê |
| Khách hàng của văn phòng | MST của mình | Xem, mời kế toán khác |
| Kiểm toán, tư vấn bên ngoài | MST được mời, chỉ xem | Xem, tải |
Nhật ký thao tác (ai xem, ai tải, ai đổi cấu hình) là bắt buộc nếu nhiều người cùng làm.
Nguyên tắc 4: gom hiển thị, không gom dữ liệu
Người quản lý cần một màn hình trả lời nhanh:
- MST nào mất kết nối cổng thuế?
- MST nào có hoá đơn của người bán rủi ro?
- MST nào còn hoá đơn chờ xử lý trước hạn kê khai?
Báo cáo hợp nhất (ví dụ tổng chi phí theo nhóm của cả tập đoàn) lấy từ dữ liệu đã tách theo MST, không phải từ một danh sách trộn lẫn.
Nguyên tắc 5: chi phí công cụ theo phạm vi thanh toán
Với tập đoàn, một hợp đồng công cụ cho tất cả công ty con thường rẻ và dễ quản lý hơn. Với văn phòng kế toán, câu hỏi là văn phòng trả hay từng khách trả. Chọn công cụ cho phép cả hai.
Checklist triển khai cho 10+ MST
- Lập danh sách MST, người phụ trách, kỳ kê khai.
- Thu thập tài khoản cổng thuế theo quy trình bảo mật; ưu tiên tài khoản được uỷ quyền riêng.
- Tạo địa chỉ nhận email riêng cho từng MST, gửi thông báo cho người bán.
- Thiết lập phân quyền.
- Chạy đồng bộ ngược vài tháng để có dữ liệu lịch sử.
- Định nghĩa quy trình kiểm tra chung, xem quy trình kiểm soát hoá đơn đầu vào.
- Lịch báo cáo: rủi ro, ngoại lệ, hoá đơn thiếu.
hoadon.pro hỗ trợ phần nào?
- Tổ chức cha – con: tập đoàn hoặc văn phòng là tổ chức cha, mỗi MST là tổ chức con; dữ liệu tách theo tổ chức. Xem cơ cấu tổ chức.
- Ví credit chung trong cùng phạm vi thanh toán, theo dõi tiêu dùng theo đơn vị; giá tính theo tổng của tổ chức cha.
- Hộp thư riêng mỗi MST với địa chỉ khó đoán, giữ lại thư đáng ngờ. Xem hộp thư.
- Kết nối Cục Thuế theo từng MST, cảnh báo khi mất kết nối, dừng thử lại khi sai mật khẩu. Xem kết nối Cơ quan Thuế.
- Phân quyền theo nhánh, mời kế toán bên ngoài theo MST, nhật ký thao tác, 2FA.
Số MST theo gói: Free 1 MST, Gói S 3 MST, Gói M 10 MST, Gói L 25 MST, từ Gói XL không giới hạn. Xem bảng giá và trang kế toán dịch vụ. Tổng quan ở bài hoá đơn đầu vào là gì.
Tóm tắt
Nhiều MST cần: tách dữ liệu theo MST, mỗi MST một kênh nhận (cổng thuế, email), phân quyền theo người phụ trách, màn hình gom cảnh báo, chi phí theo phạm vi thanh toán. Triển khai theo checklist và chạy đồng bộ ngược để có lịch sử.
Câu hỏi thường gặp về chủ đề này
Hoá đơn của chi nhánh có tách riêng khỏi công ty mẹ không?
Nếu chi nhánh có MST riêng (đơn vị phụ thuộc kê khai riêng), hoá đơn mua vào ghi MST chi nhánh thuộc về chi nhánh đó và cần quản lý riêng theo MST. Người bán ghi nhầm MST công ty mẹ thay cho chi nhánh là lỗi phải xử lý theo quy định về hoá đơn sai sót.
Một tài khoản cổng thuế có xem được hoá đơn của nhiều MST không?
Mỗi MST có tài khoản trên cổng hoá đơn điện tử của riêng mình. Vì vậy quản lý nhiều MST trên cổng thuế nghĩa là đăng nhập lần lượt, hoặc dùng công cụ gom nhiều kết nối về một nơi.
Làm sao để hoá đơn qua email không lẫn giữa các MST?
Dùng một địa chỉ nhận hoá đơn riêng cho mỗi MST và hướng dẫn người bán gửi đúng địa chỉ. Tránh dùng một hộp thư chung cho mọi công ty, vì phân loại thủ công rất dễ sai.
Bài viết liên quan
Phần mềm cho kế toán dịch vụ: bộ công cụ quản lý nhiều khách hàng
Văn phòng kế toán dịch vụ cần những phần mềm nào: kế toán, hoá đơn đầu vào nhiều MST, kê khai, chữ ký số, quản lý công việc. Tiêu chí chọn và quy trình tháng mẫu.
Bảng kê hoá đơn mua vào: mẫu Excel, cách lập và đối chiếu
Bảng kê hoá đơn mua vào dùng để làm gì khi không còn phải nộp kèm tờ khai, mẫu cột Excel gợi ý, cách lập từ dữ liệu cổng thuế và đối chiếu với tờ khai GTGT.
Cách tra cứu hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử Cục Thuế
Hướng dẫn tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp trên hoadondientu.gdt.gov.vn: tra một hoá đơn không cần đăng nhập, tra danh sách hoá đơn mua vào và đọc kết quả.
